HR-årshjul: så planerar ni HR-året, med mall månad för månad

Ett HR-årshjul är en plan över allt som återkommer i HR-arbetet under ett år: lönerevision, medarbetarsamtal, skyddsronder, semesterplanering och de lagkrav som ska dokumenteras. Med ett årshjul vet både HR och chefer vad som ska göras och när, i stället för att varje moment börjar om från noll när datumet redan har passerat.

I den här guiden går vi igenom vad som bör finnas med i ert HR-årshjul, en mall ni kan utgå från månad för månad och vilka krav som gäller beroende på hur många anställda ni har.

Vad är ett HR-årshjul?

Ett HR-årshjul är en årsplanering för HR. Det visar vilka aktiviteter som ska genomföras under året, när de ska ske och vem som ansvarar. Hjulet innehåller två sorters aktiviteter:

• Lagkrav, till exempel systematiskt arbetsmiljöarbete, lönekartläggning, aktiva åtgärder mot diskriminering och besked om semester.
• Aktiviteter som utvecklar organisationen, till exempel medarbetarsamtal, medarbetarundersökningar, kompetenskartläggning och introduktion av nya medarbetare.

Ett bra årshjul gör tre saker: det påminner i tid, det fördelar arbetet till rätt person och det gör det möjligt att följa upp vad som faktiskt blev gjort.

Mall för HR-årshjul månad för månad

Mallen nedan är ett förslag. Anpassa tidpunkterna efter ert kollektivavtal, er verksamhet och när er lönerevision infaller. Många aktiviteter kan läggas i andra månader, det viktiga är att de har en fast plats.

Ladda ner mallen: HR-årshjul i Excel med alla aktiviteter nedan, lagkraven per storlek och kolumner för ansvarig, datum och status. Försenade aktiviteter markeras automatiskt. Gratis och utan registrering.

Månad	Aktiviteter
Januari	Fastställ årets HR-plan. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Se över policyer och personalhandbok.
Februari	Lönekartläggning med analys och handlingsplan inför lönerevisionen. Förbered löneunderlag till cheferna.
Mars	Lönerevision och lönesamtal, om er revision ligger på våren.
April	Medarbetarundersökning eller pulsmätning. Samla in semesterönskemål.
Maj	Besked om huvudsemester. Skyddsrond före sommaren. Rapport om löneskillnader senast 7 juni, för den som omfattas när lönetransparensreglerna gäller.
Juni	Avstämningar mellan chef och medarbetare före sommaren. Introduktion av sommarvikarier.
Juli	Semester. Håll årshjulet tomt så långt det går.
Augusti	Uppstart efter sommaren. Offboarding av sommarvikarier och introduktion av nyanställda.
September	Medarbetarsamtal och utvecklingsplaner. Kompetenskartläggning.
Oktober	Skyddsrond. Undersök och analysera inom aktiva åtgärder. Budget för kompetensutveckling.
November	Följ upp åtgärder från medarbetarundersökningen och skyddsronderna. Planera utbildningar för nästa år.
December	Dokumentera och utvärdera årets arbete med aktiva åtgärder. Planera nästa års årshjul.

Utöver månaderna finns sådant som löper hela året: regelbundna avstämningar mellan chef och medarbetare, personalmöten, information till medarbetarna och arbetet med skyddsombudet.

Vilka krav gäller för er?

Vissa krav gäller alla arbetsgivare, andra börjar gälla när ni når ett visst antal anställda. Det handlar oftast inte om att ni ska göra något helt nytt, utan om att arbetet ska dokumenteras skriftligt.

Antal anställda	Krav att få in i årshjulet
Alla arbetsgivare	Systematiskt arbetsmiljöarbete. Lönekartläggning varje år. Arbete med aktiva åtgärder mot diskriminering. Besked om semester enligt semesterlagen.
Minst 5	Skyddsombud ska utses på arbetsplatsen.
Minst 10	Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska dokumenteras skriftligt, med policy, rutiner, uppgiftsfördelning och årlig uppföljning. Lönekartläggningen ska dokumenteras skriftligt.
Minst 25	Arbetet med aktiva åtgärder ska dokumenteras skriftligt varje år.
Minst 50	Skyddskommitté. Interna kanaler och rutiner för visselblåsning.

Kraven ovan kommer från arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2023:1), diskrimineringslagen, semesterlagen och visselblåsarlagen. Kollektivavtal kan lägga till fler, till exempel kring lönerevision och lönesamtal.

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Alla arbetsgivare ska undersöka, genomföra och följa upp arbetsmiljön. Från tio anställda ska det dokumenteras, och arbetet ska följas upp en gång per år. Uppföljningen handlar inte om själva arbetsmiljön utan om hur ni arbetar med den: har skyddsronderna blivit av, har åtgärderna genomförts och vet cheferna vad som förväntas av dem? Läs mer om att komma igång med arbetsmiljöarbetet.

Lönekartläggning

Alla arbetsgivare ska varje år kartlägga och analysera lönerna för att upptäcka osakliga skillnader mellan kvinnor och män. Från tio anställda ska kartläggningen och en handlingsplan dokumenteras. Lägg kartläggningen före lönerevisionen, så att resultatet kan påverka årets löneökningar. Läs hur lönekartläggning i Evity fungerar.

Lönetransparensdirektivet och rapporteringen av löneskillnader

EU:s lönetransparensdirektiv skulle vara infört i svensk lag senast den 7 juni 2026. Regeringen lade fram ett förslag i januari 2026 men meddelade i mars att den inte går vidare med någon proposition för tillfället, och vill i stället skjuta upp och förhandla om direktivet. EU-kommissionen har sagt nej till att skjuta upp det. I oktober 2026 finns alltså ingen svensk lag, men Diskrimineringsombudsmannen (DO) har i uppdrag att fortsätta förbereda. Räkna med att reglerna kommer och planera in dem i årshjulet redan nu.

Direktivets viktigaste nyhet för årshjulet är en återkommande rapport om löneskillnaden mellan kvinnor och män. Hur ofta den ska lämnas beror på antalet anställda:

Antal anställda	Hur ofta	Första rapporten enligt direktivet
250 eller fler	Varje år	Senast 7 juni 2027
150 till 249	Vart tredje år	Senast 7 juni 2027
100 till 149	Vart tredje år	Senast 7 juni 2031
Färre än 100	Inget krav i direktivet

Rapporten avser föregående kalenderår och ska i det svenska förslaget lämnas till DO. Den ska bland annat visa skillnaden i genomsnittlig lön och medianlön mellan kvinnor och män, skillnaden i rörliga ersättningar och hur kvinnor och män fördelar sig i lönekvartiler. Visar rapporten en skillnad på minst fem procent inom en grupp av anställda som gör lika eller likvärdigt arbete, som inte går att förklara med objektiva och könsneutrala skäl och som inte rättas till inom sex månader, ska en arbetsgivare som rapporterar göra en gemensam lönebedömning tillsammans med arbetstagarrepresentanterna.

Direktivet innehåller också regler som gäller i princip alla arbetsgivare, oavsett storlek:

• Lön i rekryteringen. Den som söker jobb ska få veta lönen eller lönespannet för tjänsten, i annonsen eller före intervjun. Arbetsgivaren får inte fråga om tidigare lön.
• Rätt till information. Medarbetare har rätt att få veta sin egen lönenivå och den genomsnittliga lönen, uppdelad på kvinnor och män, för grupper som gör lika eller likvärdigt arbete. Arbetsgivaren ska informera om rätten varje år.
• Tydliga lönekriterier. De kriterier som styr lönesättningen ska vara tillgängliga för medarbetarna. Kraven på kriterier för löneutveckling får undantas för arbetsgivare med färre än 50 anställda.

Det svenska förslaget lägger dessutom till en utökad årlig och skriftlig lönekartläggning för arbetsgivare med minst 25 anställda. Exakt hur reglerna utformas och när de börjar gälla avgörs först när lagen är beslutad. Lägg därför in en återkommande punkt i årshjulet om att följa frågan, och läs mer om vad direktivet innebär.

Aktiva åtgärder mot diskriminering

Alla arbetsgivare ska arbeta förebyggande mot diskriminering inom arbetsförhållanden, löner, rekrytering, kompetensutveckling och möjligheten att förena arbete och föräldraskap. Diskrimineringsombudsmannen beskriver arbetet i fyra steg: undersök, analysera, åtgärda och följ upp. Från 25 anställda ska arbetet dokumenteras varje år. Det passar bra att lägga undersökningen på hösten och dokumentationen i december.

Semester

Enligt semesterlagen ska huvudsemestern på fyra veckor normalt läggas under juni, juli eller augusti. Medarbetaren ska få besked om sin semester senast två månader innan den börjar. Ska semestern börja i juli behöver beskedet alltså gå ut senast i början av maj. Det är därför semesterplaneringen hör hemma i årshjulet redan på våren.

Visselblåsning och skyddskommitté

Från 50 anställda ska det finnas interna kanaler och rutiner för visselblåsning, och en skyddskommitté där arbetsgivaren och medarbetarna planerar arbetsmiljöarbetet tillsammans. Kommittén bör ha fasta möten i årshjulet. Läs mer om visselblåsning i Evity.

Aktiviteter som utvecklar organisationen

Lagkraven är golvet. Det som gör skillnad för medarbetarna ligger ofta utanför dem:

• Medarbetarsamtal en eller två gånger per år, med en utvecklingsplan som följs upp i kortare avstämningar.
• Medarbetarundersökningar som ger underlag till både arbetsmiljöarbetet och arbetet med aktiva åtgärder.
• Kompetenskartläggning som visar vilken kompetens som finns och vilken som saknas.
• Introduktion och avslut, med en fast process för onboarding och offboarding.
• Aktiviteter utanför arbetet, som sommarfest och julbord, som stärker sammanhållningen.

Så får ni årshjulet att fungera

Ett årshjul i ett kalkylark ser bra ut i januari men påminner ingen. Det som avgör om hjulet fungerar är tre saker:

1. Varje aktivitet har en ansvarig. HR äger hjulet, men många moment ska göras av cheferna.
2. Påminnelsen kommer i tid och med uppgiften. En kalendernotis om att lönerevisionen närmar sig hjälper lite. En uppgift till varje lönesättande chef två veckor innan hjälper mycket.
3. Det går att se vad som blev gjort. Utan uppföljning vet ingen nästa år vilka moment som faktiskt genomfördes.

I Evity är årsplaneringen ett digitalt HR-årshjul som driver sig självt. Händelserna i hjulet bär egna åtgärder, som uppgifter, e-post, dokument och formulär, och skickas ett bestämt antal dagar före eller efter händelsen. Händelser kan upprepas varje månad eller varje år, framtida förekomster syns två år framåt, och policyer kan skickas med läskvittens så att ni vet vilka som har läst dem. Under onboardingen hjälper vi er att lägga in ert befintliga årshjul.

Vanliga frågor om HR-årshjul

Vad är skillnaden mellan HR-årshjul och årsplanering?

Ingen egentlig skillnad. Båda orden beskriver en plan över HR-arbetets återkommande aktiviteter under ett år. Årshjul syftar på att planen visas som ett hjul med årets tolv månader.

Vem ska äga HR-årshjulet?

HR, eller den som ansvarar för HR om ni inte har en egen HR-funktion. Ägaren håller hjulet uppdaterat, men varje aktivitet behöver en egen ansvarig, ofta en chef.

När ska lönekartläggningen göras?

Den ska göras varje år. Lägg den före lönerevisionen, så att ni hinner åtgärda osakliga skillnader i samband med årets löneökningar.

Måste vi rapportera löneskillnader enligt lönetransparensdirektivet?

Enligt direktivet gäller rapporteringen arbetsgivare med minst 100 anställda. De med 150 eller fler ska lämna sin första rapport senast den 7 juni 2027, de med 100 till 149 senast den 7 juni 2031. Den svenska lagen är ännu inte beslutad, så datumen kan ändras.

Hur ofta ska årshjulet ses över?

En gång per år, gärna i december när nästa år planeras. Lägg till nya krav när ni växer förbi 10, 25, 50 och 100 anställda.

Kom igång med ert HR-årshjul

Börja med mallen i Excel, lägg in era egna datum och sätt en ansvarig på varje aktivitet. Vill ni se hur ett årshjul kan dela ut uppgifter och följa upp av sig självt? Boka en demo, så går vi igenom det utifrån er egen planering. Demon är 60 minuter.