Kompetenskartläggning: vad det är, mall och hur ni kommer igång

Kompetenskartläggning har blivit ett nyckelbegrepp inom modern HR. För att hänga med i en föränderlig arbetsmarknad behöver organisationer ha koll på vilken kompetens som finns internt och vilken som saknas. I detta blogginlägg riktat till HR-personer går vi igenom vad kompetenskartläggning innebär, hur det fungerar i praktiken och varför det är så viktigt. Vi utforskar olika sätt att arbeta med kompetenskartläggning, från medarbetarutveckling till successionsplanering, och de tre största värdena det kan ge er organisation. Ni får också en mall för kompetenskartläggning och konkreta tips både för ett effektivt arbetssätt mellan HR, chefer och medarbetare, och för hur ni kommer igång på bästa sätt.

Vad är kompetenskartläggning?

Kompetenskartläggning är en systematisk process för att identifiera, analysera och dokumentera de kunskaper, färdigheter och erfarenheter som finns i organisationen. Genom att kartlägga medarbetarnas kompetenser skapar ni en tydlig överblick av nuläget, vilka styrkor ni har och vilka kompetensgap som eventuellt behöver fyllas. Detta underlag hjälper er att planera strategiskt för framtida behov, så att rätt kompetens finns på rätt plats vid rätt tid.

Hur går en kompetenskartläggning till i praktiken? Ofta samlar man in information via självskattningar, enkäter, intervjuer eller workshops med medarbetarna. Informationen sammanställs i kompetensprofiler för varje individ, inkluderande både formella meriter (som utbildningar och certifieringar) och informella färdigheter (som praktisk erfarenhet). Därefter analyseras datan för att identifiera var det finns kompetensluckor jämfört med organisationens mål och krav. Resultatet blir en helhetsbild, ett “kompetenslandskap”, som ligger till grund för beslut om utvecklingsinsatser, rekrytering eller omfördelning av resurser. En väl utförd kompetenskartläggning matchar rätt person med rätt arbetsuppgifter och minskar risken för kompetensbrister.

Olika sätt att arbeta med kompetenskartläggning

Kompetenskartläggning kan användas på flera sätt beroende på syftet. Här är några vanliga fokusområden där ni som HR kan arbeta med kompetenskartläggning:

• Medarbetarutveckling: För individen innebär kompetenskartläggning en chans att synliggöra sina styrkor och utvecklingsområden. Genom att tydligt se vilka kompetenser en medarbetare besitter och vilka de behöver utveckla för nästa steg, kan ni skräddarsy utvecklingsplaner. Detta ökar engagemanget, medarbetare som får möjlighet att växa och lära sig nya färdigheter stannar längre i organisationen. När kompetenskartläggningen blir en del av utvecklingssamtalet skapas en gemensam bild för chef och medarbetare av nuläge och framtida mål.
• Kompetensöversikt för organisationen: På organisatorisk nivå ger kartläggningen en överblick över all kompetens inom företaget. Ni får reda på vilka kompetenser som finns och var de finns, samt de största kompetensluckorna. Detta underlättar strategisk personalplanering och resursfördelning. Till exempel kan HR snabbt identifiera om en avdelning saknar en viss kritisk kompetens och ta beslut om att vidareutbilda befintlig personal eller rekrytera nytt. En bra kompetensöversikt hjälper er också att upptäcka dolda talanger internt, medarbetare som besitter färdigheter ni kanske inte visste om.
• Successionsplanering: Förr eller senare slutar nyckelpersoner eller går i pension. Genom kompetenskartläggning kan ni i god tid identifiera vilka roller som är kritiska och vilka kompetenser som krävs för att ersätta dem. Ni kan jämföra nuvarande medarbetares kompetens med vad som behövs för att ta över en nyckelroll. På så vis skapas en successionsplan där potentiella efterträdare utvecklas i förväg. Detta minskar sårbarheten i organisationen eftersom ni har en plan när någon slutar och behöver ersättas.
• Utbildning, kurser och certifikat: Kompetenskartläggning är också värdefullt för att hålla koll på formella kvalifikationer. Genom att kartlägga vilka utbildningar och certifieringar medarbetarna har, samt när eventuella certifikat behöver förnyas, kan ni säkerställa att kompetensen hålls aktuell. Det blir tydligt om det finns behov av nya kurser eller omcertifieringar.

Tre stora värden av kompetenskartläggning

Varför ska man då genomföra en kompetenskartläggning regelbundet? Här är de tre viktigaste värdena en organisation får genom att arbeta kontinuerligt med kompetenskartläggning:

1. Tydlig överblick och rätt kompetens på rätt plats: En uppdaterad kompetenskartläggning ger en helhetssyn på organisationens kompetenser. Det blir enklare att matcha rätt medarbetare med rätt uppgifter och projekt, eftersom ni tydligt ser vem som kan vad. Ni kan också effektivt identifiera kompetensgap och planera åtgärder innan de blir kritiska. Denna överblick skapar förutsättningar för bättre beslutsfattande kring rekrytering och omorganisation, och hjälper till att optimera hur ni använder er befintliga personalstyrka.
2. Målstyrd kompetensutveckling och ökad konkurrenskraft: Genom att veta var ni står och vart ni vill komma blir det lättare att sätta in rätt kompetensutvecklingsinsatser. Kompetenskartläggningen tydliggör vilka initiativ som behövs, exempelvis vilka kurser som bör erbjudas eller vilka kunskapsområden ni behöver förstärka. Detta leder till en mer träffsäker och individuell kompetensutveckling, vilket i sin tur stärker företagets förmåga att nå sina strategiska mål. Över tid kan ett strukturerat arbete med att stänga kompetensgap bidra till ökad innovation och konkurrenskraft på marknaden, eftersom organisationen hela tiden utvecklar rätt kompetenser för framtiden.
3. Engagerade medarbetare som stannar längre: Att investera i medarbetarnas kompetens signalerar att organisationen värdesätter deras utveckling. När anställda ser att deras kunskaper tas tillvara och att det finns tydliga karriärvägar genom kompetensutveckling, ökar motivationen och engagemanget. Medarbetare som får växa är mer benägna att stanna kvar. Regelbunden kompetenskartläggning fungerar alltså som ett verktyg för att behålla nyckelpersoner och minska kostsamma rekryteringar, samtidigt som det bidrar till en lärande kultur där alla strävar efter förbättring.

Så arbetar ni effektivt med kompetenskartläggning

För att kompetenskartläggning verkligen ska göra nytta krävs att hela organisationen är delaktig. Här är ett förslag på hur HR/organisationen, chefer och medarbetare tillsammans kan arbeta effektivt med kompetenskartläggning:

• HR/Organisation: HR-avdelningen bör driva processen genom att skapa en tydlig struktur och metodik. Det innebär att definiera vilka kompetenser som är viktiga att kartlägga, ta fram verktyg (t.ex. digitala system eller mallar) och utbilda chefer i hur de ska genomföra kartläggningen. HR kan också analysera den insamlade datan på aggregerad nivå för att identifiera trender och organisationens övergripande kompetensbehov. Kort sagt ansvarar HR för att kompetenskartläggning blir en naturlig del av företagets HR-strategi och att den genomförs regelbundet.
• Chefer: Linjechefer och teamledare har en nyckelroll då de oftast är de som genomför själva kartläggningen tillsammans med sina medarbetare. Cheferna bör föra dialog med varje medarbetare om deras nuvarande kompetenser och framtida ambitioner, gärna i samband med medarbetarsamtal. De ska även jämföra medarbetarens kompetensprofil mot de krav som rollen ställer eller som eventuella framtida roller kräver. Cheferna behöver vara coachande: uppmuntra medarbetare att fylla i självskattningar ärligt, diskutera eventuella gap och tillsammans sätta utvecklingsmål. Genom att cheferna tar kompetenskartläggningen på allvar och följer upp den löpande, integreras den i det dagliga arbetet istället för att bli en engångsövning.
• Medarbetare: Varje medarbetare bör vara aktiv i sin egen kompetenskartläggning. Det innebär att reflektera över sina egna färdigheter och var man vill utvecklas, samt fylla i de enkäter eller verktyg som används för kartläggningen med omsorg. Medarbetarna kan även föreslå egna utvecklingsinsatser, kanske har de önskemål om en kurs eller certifiering som skulle stärka deras kompetensprofil. Genom att ta ägarskap över sin kompetensdata (t.ex. hålla sin kompetensprofil uppdaterad i HR-systemet) och vara öppen i dialogen med chefen, bidrar medarbetarna till att kartläggningen blir korrekt och användbar. När medarbetare ser kompetenskartläggning som en chans till personlig utveckling och karriärmöjligheter, blir det en positiv drivkraft istället för “ytterligare en HR-övning”.

Mall för kompetenskartläggning

En kompetenskartläggning behöver inte vara krånglig. Mallen nedan räcker för att komma igång, i ett kalkylark eller i ett HR-system. Gör en rad per kompetens och en kartläggning per medarbetare eller roll.

Ladda ner mallen: Kompetensmatris i Excel. Krav per roll, nivåer per medarbetare och certifikat med slutdatum. Gap mot kravet och certifikat som går ut färgas automatiskt, och mallen tar skalan nedan. Gratis och utan registrering.

1. Nivåskala

Bestäm först en skala som alla använder på samma sätt. En vanlig skala har fem nivåer:

Nivå	Beskrivning
1. Grundläggande	Känner till området och kan utföra enkla uppgifter med stöd.
2. Under utveckling	Klarar vanliga uppgifter men behöver stöd i svårare fall.
3. Självständig	Klarar rollens uppgifter på egen hand.
4. Erfaren	Löser svåra fall och kan stötta andra.
5. Expert	Utvecklar området och lär upp andra.

Skriv beskrivningar som passar er verksamhet. Det viktiga är att chef och medarbetare menar samma sak med en trea.

2. Kartläggningen per medarbetare

Kompetens	Typ	Krävd nivå	Nuvarande nivå	Gap	Åtgärd	Klart senast
Arbetsrätt	Kunskap	4	3	1	Kurs i arbetsrätt	Mars
Projektledning	Färdighet	3	3	0	Ingen
Presentationsteknik	Färdighet	3	2	1	Håll två interna dragningar med stöd	Juni
Heta arbeten	Certifikat	Giltigt	Går ut i maj		Förnya certifikatet	April

Några tips för kolumnerna:

• Typ skiljer på kunskaper, färdigheter och certifikat. Certifikat har inte en nivå utan ett giltighetsdatum, och då är det utgångsdatumet ni behöver hålla koll på.
• Krävd nivå kommer från rollen, inte från personen. Bestäm den för varje roll en gång och återanvänd den.
• Gap är skillnaden mellan krävd och nuvarande nivå. Det är gapen som visar var ni behöver sätta in utbildning eller rekrytera.
• Åtgärd och datum gör kartläggningen till en plan. Utan dem blir den en ögonblicksbild som ingen följer upp.

3. Sammanställningen för organisationen

När flera medarbetare är kartlagda, lägg ihop resultatet per kompetens: hur många har den på krävd nivå, var finns de största gapen och vilka kompetenser hänger på en enda person? Den sammanställningen är underlaget till kompetensförsörjningen och till budgeten för kompetensutveckling.

Från kalkylark till system

Ett kalkylark räcker för en pilot. När fler ska kartläggas blir det svårt att hålla nivåer, historik och certifikat aktuella. I kompetenskartläggningen i Evity kan ni använda egen nivåskala med upp till tio nivåer och egna titlar, och nivåhistoriken per person visar utvecklingen över tid. Certifikat får påminnelser i förväg och dagen före de går ut, och för byggbranschen hämtas certifikaten från ID06. Läs mer om hur kompetenskartläggning fungerar i Evity.

Kom igång med kompetenskartläggning: konkreta tips

Att börja med kompetenskartläggning kan kännas omfattande, men det gäller att ta första steget. Ett konkret sätt att komma igång är att starta i liten skala. Ni behöver inte kartlägga hela företaget på en gång. Välj ut en avdelning eller ett team som pilotgrupp, eller fokusera initialt på ett fåtal nyckelkompetenser. På så vis kan ni testa er metod och era verktyg i praktiken, och justera processen innan ni rullar ut den bredare.

Här är en enkel plan för att komma igång:

1. Sätt mål och syfte: Definiera varför ni gör kompetenskartläggningen. Är det för att stötta en kommande omorganisation, eller en del av era årliga utvecklingssamtal? Tydliga mål hjälper alla att förstå nyttan.
2. Skapa ett kompetensramverk: Lista de kompetenser (både tekniska och mjuka) som är relevanta för er verksamhet. Bestäm också en skala för att bedöma nivå, till exempel den femgradiga skalan i mallen ovan.
3. Välj verktyg och metod: Bestäm hur ni ska samla in data. Det kan vara genom ett HR-system, formulär eller workshops. Säkerställ att medarbetarna får tydliga instruktioner.
4. Genomför pilotkartläggning: Kör igång med den avgränsade gruppen eller avdelningen. Samla in kompetensprofiler och analysera resultatet. Notera vad som fungerade bra och vad som kan förbättras i insamlingen eller analysen.
5. Utvärdera och skala upp: Gå igenom pilotens utfall med involverade chefer och medarbetare. Justera processen vid behov. Därefter kan ni successivt rulla ut kompetenskartläggningen till fler delar av organisationen, med lärdomarna från piloten i ryggen.

Genom att följa dessa steg lägger ni grunden för en hållbar kompetenskartläggningsprocess. Kom ihåg att kompetenskartläggning inte är en engångshändelse, utan en kontinuerlig process. Det handlar om att ständigt ha fingret på pulsen vad gäller era medarbetares kunnande och potential, så att ni alltid ligger steget före i kompetensförsörjningen. Lägg in kartläggningen som en fast punkt i ert HR-årshjul, gärna i samband med medarbetarsamtalen.

Vanliga frågor om kompetenskartläggning

Hur ofta ska man göra en kompetenskartläggning?

En gång per år är en bra grund, gärna i samband med medarbetarsamtalen. Uppdatera dessutom när en roll förändras, när någon börjar eller slutar och när ett certifikat förnyas.

Vem ansvarar för kompetenskartläggningen?

HR äger processen och ramverket. Chefen genomför kartläggningen med varje medarbetare, och medarbetaren ansvarar för att hålla sin egen profil uppdaterad.

Vad är skillnaden mellan kompetenskartläggning och kompetensanalys?

Kartläggningen beskriver vilken kompetens som finns i dag. Analysen jämför den med vad verksamheten behöver nu och framåt, och visar gapen. I praktiken görs de tillsammans, och mallen ovan innehåller båda.

Ska certifikat ingå i kompetenskartläggningen?

Ja. Certifikat och behörigheter är ofta det som är dyrast att missa, eftersom ett utgånget certifikat kan stoppa ett arbete. Kartlägg dem med giltighetsdatum och se till att någon påminns i god tid före utgång.

Vill du se hur Evity kan underlätta er kompetenskartläggning?

Boka en demo, så visar vi hur kartläggningen fungerar utifrån era roller och kompetenser. Demon är 60 minuter.