Personalhandbok: vad den ska innehålla, med mall

En personalhandbok samlar allt medarbetarna behöver veta om sin anställning på ett ställe: policyer, rutiner, förmåner och vem man vänder sig till. När handboken är bra hittar medarbetarna svaren själva, och cheferna slipper svara på samma frågor om och om igen.

Ingen lag kräver att ni har en personalhandbok. Men flera policyer och rutiner måste finnas, och flera av dem skriftligt när ni har passerat ett visst antal anställda. Personalhandboken är den naturliga platsen för dem.

Vad är en personalhandbok?

En personalhandbok, ibland kallad medarbetarhandbok, är en samling av de regler, rutiner och den information som gäller för alla som arbetar hos er. Den beskriver hur saker går till, från hur man sjukanmäler sig till vilka förmåner som finns. Den ersätter inte anställningsavtalet eller kollektivavtalet, men den förklarar hur de tillämpas i vardagen.

Det här måste finnas enligt lag

Tabellen visar policyer och rutiner som är lagkrav, och från hur många anställda de ska vara skriftliga. Kraven kommer från Arbetsmiljöverkets föreskrifter, som fick en ny struktur den 1 januari 2025, och från diskrimineringslagen, visselblåsarlagen och GDPR.

Innehåll	Krav	Skriftligt från	Källa
Arbetsmiljöpolicy	Hur arbetsförhållandena ska vara för att ohälsa och olyckor ska förebyggas	10 anställda	AFS 2023:1, 7 §
Rutiner för arbetsmiljöarbetet	Hur det systematiska arbetsmiljöarbetet går till	10 anställda	AFS 2023:1, 8 §
Fördelning av arbetsmiljöuppgifter	Vilka chefer och andra som har uppgifter i arbetsmiljöarbetet	10 anställda	AFS 2023:1, 9 §
Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön	Mål för hälsa och arbetsmiljö	10 anställda	AFS 2023:2, 2 kap. 5 §
Kränkande särbehandling	Att kränkande särbehandling inte accepteras, och rutiner för hur det hanteras som är kända för alla	Inget krav på skriftlighet, men Arbetsmiljöverket rekommenderar en skriftlig policy	AFS 2023:2, 2 kap. 10 och 11 §§
Arbetsanpassning	Rutiner för att ta emot information om behov av arbetsanpassning	10 anställda	AFS 2023:2, 3 kap. 5 §
Första hjälpen och krisstöd	Beredskap och rutiner för första hjälpen och krisstöd	Inget uttryckligt krav på skriftlighet	AFS 2023:2, 4 kap. 4 §
Trakasserier och sexuella trakasserier	Riktlinjer och rutiner för att förhindra trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier	Dokumenteras skriftligt från 25 anställda	Diskrimineringslagen, 3 kap. 6 §
Visselblåsning	Information om hur man rapporterar internt och externt	Kanalen krävs från 50 anställda	Visselblåsarlagen, 5 kap. 9 §
Behandling av personuppgifter	Information om vilka uppgifter ni behandlar om medarbetarna, varför och hur länge	Alla arbetsgivare	GDPR, artikel 13

Att ni har fler än tio anställda betyder inte att allt måste skrivas om. Det handlar oftast om att det ni redan gör ska finnas nedskrivet, så att det går att visa och följa upp. Läs mer om att komma igång med arbetsmiljöarbetet och om visselblåsarlagen för arbetsgivare.

Det här brukar också ingå

Utöver lagkraven innehåller de flesta personalhandböcker praktisk information som medarbetarna frågar efter:

• Om företaget. Vision, värderingar, organisation och vem som ansvarar för vad.
• Arbetstid. Arbetstider, flextid, övertid och raster.
• Semester och ledighet. Hur man ansöker, när huvudsemestern planeras och vad som gäller för föräldraledighet och annan ledighet.
• Sjukdom. Hur och till vem man sjukanmäler sig, när läkarintyg behövs och vad som gäller vid vård av barn.
• Lön och förmåner. När lönen betalas ut, hur lönerevisionen går till, friskvård, pension och försäkringar.
• Resor och utlägg. Resepolicy, traktamente och hur utlägg redovisas.
• IT och informationssäkerhet. Lösenord, utrustning, e-post och vad som gäller för sociala medier.
• Distansarbete. Var och när det går att arbeta på distans, och vad som gäller för arbetsmiljön hemma.
• Alkohol och droger. Ingen lag kräver en sådan policy, men den är vanlig och hänger ihop med arbetsmiljöarbetet och rehabiliteringen.
• Kontakter. Vem man vänder sig till i olika frågor, inklusive skyddsombud och företagshälsovård.

Mall för personalhandboken

Använd kapitlen nedan som utgångspunkt och stryk det som inte gäller er.

Kapitel	Innehåll
1. Välkommen	Om företaget, vision och värderingar, organisation
2. Din anställning	Anställningsavtal, provanställning, kollektivavtal, uppsägning
3. Arbetstid och ledighet	Arbetstider, flex, övertid, semester, föräldraledighet och annan ledighet
4. Sjukdom och rehabilitering	Sjukanmälan, läkarintyg, vård av barn, arbetsanpassning
5. Lön och förmåner	Lönesättning, lönerevision, friskvård, pension och försäkringar
6. Arbetsmiljö	Arbetsmiljöpolicy, mål, uppgiftsfördelning, skyddsombud, första hjälpen och krisstöd
7. Trygg arbetsplats	Kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier, visselblåsning
8. Resor, utlägg och utrustning	Resepolicy, utlägg, IT och informationssäkerhet, distansarbete
9. Dina personuppgifter	Vilka uppgifter som behandlas, varför, hur länge och dina rättigheter
10. Kontakter	Vem du vänder dig till i olika frågor

Så håller ni handboken levande

En personalhandbok som skrevs för fem år sedan och ligger som en PDF på intranätet läses inte. Tre saker avgör om den används:

1. Den har en ägare och ses över en gång per år. Lägg översynen som en fast punkt i ert HR-årshjul, till exempel i januari.
2. Rätt person ser rätt innehåll. Säkerhetsrutinerna för lagret behöver inte ligga framför den som arbetar på kontoret.
3. Det går att se vem som har tagit del av det viktiga. När en ny policy går ut behöver ni veta att den har nått fram, inte bara att den skickades.

Handboken är också en del av introduktionen. Låt nya medarbetare gå igenom de viktigaste delarna under första veckan, som ett steg i onboardingen. Läs mer om hur ni bygger upp HR-processer där handboken ingår.

Personalhandbok i Evity

I Evity bygger ni personalhandboken av informationsblock med rubrik, ikon och text eller fil, samlade på en informationssida. Synligheten styrs per block och grupp, så att varje team ser det som gäller dem. Det som är viktigt kan flaggas och lyfts då fram på medarbetarens dashboard. Policyer kan skickas ut i automationerna, till exempel i onboardingen, och bockas av, och uppföljningen syns i flödet och på personkortet under Dokument. Filerna ligger i ett arkiv med dokumentkategorier och gallringsregler enligt GDPR.

Vanliga frågor om personalhandbok

Är det lag på att ha en personalhandbok?

Nej, men flera policyer och rutiner som brukar ingå är lagkrav, bland annat arbetsmiljöpolicy, rutiner mot kränkande särbehandling och information om hur ni behandlar personuppgifter. Från tio anställda ska flera av dem vara skriftliga.

Vad ska en personalhandbok innehålla?

Lagstadgade policyer och rutiner för arbetsmiljö, kränkande särbehandling, trakasserier och personuppgifter, och från 50 anställda information om visselblåsning. Utöver det praktisk information om arbetstid, ledighet, sjukdom, lön och förmåner, resor och IT.

Hur ofta ska personalhandboken uppdateras?

Se över den minst en gång per år och när något ändras, till exempel en ny lag, ett nytt kollektivavtal eller nya förmåner.

Måste medarbetarna bekräfta att de har läst handboken?

Det finns inget generellt lagkrav på det. Men för rutiner som ska vara kända för alla, som rutinerna mot kränkande särbehandling, är det en fördel att kunna visa att de har nått fram.

Kom igång

Börja med tabellen över lagkrav och se vad som saknas hos er, och använd mallen för resten. Vill ni se hur en digital personalhandbok når rätt personer och följs upp? Boka en demo, så visar vi den. Demon är 60 minuter.