HR-processer: de viktigaste processerna och hur ni kartlägger dem, med mall

En HR-process är ett återkommande flöde med en början, ett slut och en ägare: när någon börjar, när lönen ses över, när någon blir sjuk eller när någon slutar. När processerna är tydliga gör alla chefer på samma sätt, lagkraven blir en del av flödet och ingenting hänger på att en enskild person kommer ihåg det.

I den här guiden går vi igenom vilka HR-processer de flesta organisationer behöver, vilka lagkrav som hör till dem och hur ni kartlägger en process steg för steg, med en mall ni kan utgå från.

Vad är en HR-process?

En HR-process beskriver hur ett återkommande moment i HR-arbetet går till: vad som startar det, vilka steg som ingår, vem som ansvarar för varje steg och när det är klart. Skillnaden mot en rutin är omfånget. En rutin beskriver hur ett enskilt moment görs, till exempel hur en sjukanmälan tas emot. En process håller ihop flera rutiner till ett flöde, till exempel allt som händer från första sjukdagen till att medarbetaren är tillbaka i arbete.

Processerna följer medarbetaren genom hela anställningen, från rekrytering till avslut. Därför pratar många om medarbetarresan.

De viktigaste HR-processerna

Tabellen visar de processer som de flesta organisationer behöver, oavsett storlek. Vissa har lagkrav med fasta tidsgränser, andra styrs av kollektivavtal eller av hur ni själva vill arbeta.

Process	Vad den omfattar	Ägare
Rekrytering	Behovsanalys, annons, urval, intervjuer, referenser och erbjudande	Rekryterande chef med stöd av HR
Onboarding	Allt från signerat avtal till att den nyanställda är på plats och följs upp	HR äger flödet, chefen genomför
Anställningsadministration	Avtal, skriftlig information om anställningen, ändrade villkor och personuppgifter	HR
Frånvaro och rehabilitering	Semester, sjukanmälan, sjuklön, anmälan till Försäkringskassan och plan för återgång i arbete	Chefen med stöd av HR
Medarbetarsamtal och utveckling	Samtal, mål, utvecklingsplaner och uppföljning	Chefen
Lönekartläggning och lönerevision	Årlig kartläggning, löneöversyn, lönesamtal och besked	HR och lönesättande chefer
Kompetensutveckling	Kartläggning av kompetens, utbildningsplan och certifikat som ska förnyas	Chefen med stöd av HR
Arbetsmiljö	Systematiskt arbetsmiljöarbete, skyddsronder, riskbedömningar och årlig uppföljning	Arbetsgivaren, ofta delegerat till chefer
Offboarding	Uppsägning, avslutningssamtal, återlämning av utrustning, stängda konton och gallring	HR och chefen

Från 50 anställda tillkommer en process för visselblåsning med interna rapporteringskanaler, se visselblåsarlagen för arbetsgivare.

Lagkrav som hör till processerna

Många HR-processer har lagkrav med fasta tidsgränser. Det är där en process utan ägare oftast fallerar, eftersom ingen märker att en frist har passerat förrän det är för sent.

Moment	Krav	Källa
Skriftlig information om anställningen	Det mesta ska lämnas senast den sjunde kalenderdagen efter att medarbetaren har börjat, resten senast inom en månad	Lagen om anställningsskydd, 6 c §
Ändrade anställningsvillkor	Ska lämnas skriftligt senast den dag ändringen börjar gälla	Lagen om anställningsskydd, 6 e §
Sjukfrånvaro	Arbetsgivaren betalar sjuklön dag 1 till 14. Läkarintyg krävs från och med dag 8	Sjuklönelagen
Längre sjukfrånvaro	Fortsätter sjukperioden efter dag 14 ska arbetsgivaren anmäla det till Försäkringskassan inom sju kalenderdagar	Sjuklönelagen, 12 §
Återgång i arbete	Väntas arbetsförmågan vara nedsatt i minst 60 dagar ska en plan för återgång finnas senast dag 30	Socialförsäkringsbalken, 30 kap. 6 §
Uppsägning	Uppsägning från arbetsgivarens sida ska vara skriftlig	Lagen om anställningsskydd, 8 §
Lönekartläggning	Alla arbetsgivare ska kartlägga och analysera lönerna varje år	Diskrimineringslagen, 3 kap. 8 §

Kollektivavtal kan lägga till fler krav, till exempel kring lönerevision, varsel och semester. Gå igenom ert avtal när ni kartlägger processerna. När lagkraven ska in i årsplaneringen hjälper ett HR-årshjul med mall månad för månad.

Så kartlägger ni en HR-process i fem steg

Börja med den process som gör mest ont i dag, ofta onboarding eller sjukfrånvaro. En kartlagd process som används är värd mer än tio som ligger i en mapp.

1. Bestäm start och slut. Vad sätter igång processen, och när är den klar? Onboarding startar när avtalet är signerat och slutar med uppföljningen efter de första månaderna.
2. Skriv ner stegen som de görs i dag. Fråga dem som faktiskt gör jobbet, inte bara HR. Skillnaden mellan hur processen är tänkt och hur den görs är ofta det viktigaste ni hittar.
3. Sätt en ansvarig och en tidpunkt på varje steg. Ett steg utan ägare blir inte gjort. Ange tidpunkten relativt något fast, som dag minus 14 före startdatum eller dag 30 efter.
4. Markera lagkrav och dokument. Vilka steg har en lagstadgad frist, och vilka dokument ska skapas, signeras eller sparas?
5. Bestäm hur processen följs upp. Hur ser ni att den blev gjord, och när ses den över? En gång per år räcker för de flesta processer.

Mall för att beskriva en HR-process

Mallen nedan visar onboarding som exempel. Samma kolumner fungerar för alla processer.

När	Steg	Ansvarig	Dokument eller verktyg
Dag minus 14	Skicka välkomstmejl och skapa konton med rätt behörigheter	HR	Välkomstmejl, systeminbjudan
Dag minus 7	Beställ dator, telefon och passerkort	Chefen eller IT	Beställning
Dag 1	Introduktion, genomgång av personalhandboken och arbetsmiljön	Chefen	Personalhandbok
Senast dag 7	Lämna skriftlig information om anställningen	HR	Anställningsavtal
Dag 30	Uppföljningssamtal	Chefen	Formulär
Dag 90	Avstämning om provanställningen och fortsatt utveckling	Chefen och HR	Anteckningar

Läs mer om hur en bra onboarding av nya medarbetare och offboarding kan se ut.

Vanliga misstag

• Processen finns bara i någons huvud. När den personen är sjuk eller slutar börjar allt om från noll.
• Checklistan ser olika ut varje gång. Varje rekrytering börjar med att någon letar fram förra gångens lista.
• Ingen äger offboardingen. Utrustning kommer inte tillbaka och konton förblir aktiva.
• Lagkraven ligger utanför processen. Fristen för skriftlig anställningsinformation eller planen för återgång i arbete hanteras som ett separat minne i stället för som ett steg i flödet.
• Processen följs aldrig upp. Ingen vet om den fungerar förrän något har gått fel.

HR-processer i ett system

En process som beskrivs i ett dokument måste fortfarande drivas av någon. I ett system kan stegen skickas ut som uppgifter till rätt person vid rätt tidpunkt, och det går att se vad som blev gjort.

I Evity bygger ni on- och offboarding som flöden med fem typer av åtgärder: uppgifter, e-post, formulär, dokument och systeminbjudan. Varje steg schemaläggs relativt start- eller slutdatumet, och ändras startdatumet räknas stegen om automatiskt. Mallarna versionshanteras och kan tilldelas många medarbetare på en gång. Återkommande moment som lönerevision och skyddsronder läggs in i årsplaneringen, där händelserna bär egna åtgärder som skickas ett bestämt antal dagar före eller efter. Policyer samlas i personalhandboken och kan skickas ut i onboardingen för att bockas av.

Vanliga frågor om HR-processer

Vilka HR-processer är viktigast att börja med?

De som återkommer oftast och har lagkrav: onboarding, sjukfrånvaro och offboarding. Därefter lönekartläggning och lönerevision, som återkommer varje år.

Vad är skillnaden mellan en HR-process och en HR-rutin?

En rutin beskriver hur ett enskilt moment görs. En process håller ihop flera rutiner till ett flöde med start, slut och ansvariga, till exempel allt som händer när någon börjar.

Vem ska äga HR-processerna?

HR äger oftast processerna och mallarna, men många steg genomförs av cheferna. Det viktiga är att varje steg har en namngiven ansvarig.

Hur ofta ska processerna ses över?

En gång per år, och när något förändras: ny lag, nytt kollektivavtal, en ny ort eller när ni växer förbi 10, 25 eller 50 anställda.

Kom igång

Välj en process, kartlägg den med mallen ovan och sätt en ansvarig på varje steg. Vill ni se hur processerna kan driva sig själva? Boka en demo, så visar vi det utifrån era egna flöden. Demon är 60 minuter.