Så skapar du en grym onboardingprocess

För att ge den bästa möjliga start till dina nyanställda behövs en vattentät onboarding-plan, alltså en inskolningsprocess som innehåller så mycket mer än inläsning av interna dokument, nya inloggningsuppgifter till datorn och presentationsrunda på kontoret. Med våra tips kommer du kunna skapa en onboarding som ger det lilla extra hela vägen – med fokus på gemenskap och verksamhetsutveckling.

Hur ser det ut i er organisation? Saknar ni struktur och rutiner för att få till en lyckad onboarding? Om det saknas helt eller delvis så finns det (tyvärr) fler som sitter i samma båt. Enligt Gallup anser endast 12% av nya medarbetare att de fått en mycket bra onboarding och enligt SHRM slutar ca 50% av medarbetare inom 18 månader. Sad but true, men det finns hopp!

Enligt en studie på Corning Glass Works var 69% av medarbetare mer sannolikt kvar på företaget efter 3 år OM de genomgått en mer strukturerad onboarding. Det betyder att en välplanerad onboarding är extremt viktigt för att dina nyanställda ska komma in i arbetet på rätt sätt, för att hen ska trivas, göra ett bra jobb, stanna kvar och bidra till företagets fortsatta utveckling.

Vi på Evity vet att framgångsrika onboarding processer är en stor del i verksamhetsutvecklingen och i vår introduktionsmall för onboarding utgår vi från Talya N. Bauers ramverk som kallas "the 4 c's":

1. Compliance (Formalia) Gå igenom policys och juridiska regler på arbetsplatsen.
   
   
2. Clarification (Tydliga förväntningar) Gå igenom den anställdes roll och förväntningar på rollen.
   ‍
   
3. Culture (Organisationskultur)Gå igenom vilka normer, formella och informella, som finns på arbetsplatsen.
   ‍
   
4. Connection (Relationer) Ge den anställda förutsättningar att lära känna teamet och andra personer på arbetsplatsen. Vi rekommenderar att största möjliga fokus läggs på denna del då det har störst påverkan långsiktigt både för trivsel, effektivitet och välmående.  

Vill du fördjupa dina kunskaper om Talya N. Bauers onboradingprocesser? Fyll då på kaffekoppen och ta del av hennes klokheter här.  ‍

Har du fått upp värmen? Toppen! För här kommer våra bästa onboarding-tips:

1. Vad, Vem, När?🤔
   Första steget är att strukturera upp allt som behöver genomföras i en onboarding, vem som ska utföra det och när det ska vara genomfört i förhållande till medarbetarens första dag. Behöver du konkreta tips? Scrolla längre ner för att ladda ner vår mall för onboarding.
   ‍
2. ‍Ge någon i teamet en buddy-roll 🙋🏻♀️
   Att ha en buddy som medarbetaren kan ställa mer informella frågor till och få hjälp i sitt arbete ökar effektiviteten att komma in i sina arbetsuppgifter, kulturen och teamet.‍
   ‍
3. Följ upp onboardingen📆
   Se till att följa upp medarbetarens onboarding efter en vecka, en månad, två månader och tre månader för att säkerställa att hen har kommit in i teamet och arbetet på ett bra sätt.  ‍
   ‍
4. Förändra onboardingprocessen kontinuerligt 📈
   I uppföljningen får ni värdefull feedback på vad som fungerar bra och mindre bra i er process. Var lyhörd och gör små ändringar baserat på den feedback er nyanställda förmedlat och testa er uppdaterade onboarding när nya medarbetare börjar. På så sätt utvecklar ni er process och får bättre resultat i onboardingen.‍
   ‍
5. Om möjligt, digitalisera📊
   En onboarding har ofta många delansvariga. Det är närmsta chef, VD, ekonomi ochIT som ska beställa saker, gå igenom rutiner, visa arbetsplatsen osv. Visst fungerar det att ha en excel-lista med alla olika delar, men arbetet underlättas otroligt mycket med en mjukvara som automatiserar denna process. Evity är ett av många alternativ för att digitalisera sin onboarding. Läs mer om vår onboardingtjänst här.‍

Tips från andra för en lyckad digital onboarding‍

Telecomjätten Ericsson anställde drygt 700 medarbetare under 2020. I en artikel i tidningen Kollega framhävs framgångsfaktorn att se sina anställda som en investering och att en bra onboarding är avgörande för om nya kollegor vill stanna på företaget eller inte. Ulrika Lindelöf, ansvarig för global onboarding på Ericsson, ger sina tips för en lyckad digital onboarding:

1. Checka in
   Avsätt tid och sätt upp möten för att regelbundet och ofta ”checka in” och kolla hur allt går för den nyanställda. Särskilt viktigt nu, när man bara träffas digitalt.
   ‍
   
2. Var noga med att alltid utse en buddy
   En ”kompis” som kompletterar chefens arbete med att säkerställa en bra onboardingupplevelse för den nya medarbetaren.
   ‍
   
3. Låt onboarding få ta sin tid
   Det handlar om att lära känna det nya företaget och det är viktigt att den rekryterande chefen uppmuntrar till lärande redan från början. Ericssons digitala onboardingprogram tar flera månader att gå igenom. Det krävs tid, men är viktigt för att förstå företagets verksamhet och värderingar, skapa relationer och få en bild av sin egen roll och bidrag i relation till hela företaget.
   ‍
4. ‍Ta hjälp av tekniken
   Använd de digitala plattformar och den teknik som ditt företag erbjuder. Våga pröva!  
   ‍
5.  Ha en preboaring
   För Ericsson är det viktigt att den anställde känner sig välkommen och företaget skickar därför ut material till den nyanställde redan när kontraktet skrivits på. Bland annat skickas ett personligt välkomstbrev ut digitalt. I Ericssons fall handlar det om ett personligt välkomnande från vd:n i kombination med information om företaget och dess verksamhet.

Nyfiken på hur Evity enkelt kan strukturera era onboardingprocesser? Boka in en gratis demo här där vi kort går igenom hur Evity automatiserar processen och gör ditt jobb mera smooth.  

Sist men inte minst: ladda ner vår kostnadsfria mall för onboarding. Klicka på knappen nedan så skickas en pdf till din inkorg 📩 🎉