Contractor skapar struktur och lyfter sin onboarding

När HR-processer hanteras i kalkylblad, mejltrådar och mappar är det lätt att tappa bort viktiga detaljer. Det var den vardag Lena Forsgren, HR-chef på den norrländska byggkoncernen Contractor, ville lämna bakom sig. Målet var tydligt: samla all personalinformation, alla checklistor och återkommande uppgifter i ett verktyg som är lika enkelt för yrkesarbetare på bygget som för chefer och HR på kontoret.

Från spridda dokument till samlad HR-hub

Innan Evity fanns ingen gemensam plats för onboardinglistor, rehabiliteringsärenden eller policydokument. Cheferna använde sina egna filer, rutin-påminnelserna låg som flaggade mejl och medarbetarna visste inte alltid var semesteransökan skulle skickas. Resultatet blev onödig administration och risk för missar, särskilt i introduktionen av nyanställda, där små detaljer gör stor skillnad.

Ett verktyg som alla hittar i

Införandet av Evity förändrade spelplanen. I dag har varje medarbetare ett digitalt personkort där allt viktigt samlas, från anställningsavtal till chefsanteckningar vid pågående rehab. Sms-påminnelser ser till att yrkesarbetarna, som sällan sitter vid dator, ändå får rätt information i tid. Cheferna beskriver gränssnittet som enkelt: de ser oftast direkt var de ska klicka och slipper leta efter nästa steg.

Medarbetarna har också märkt skillnaden. Att ansöka om ledighet i mobilen blev en rutin som satte sig i organisationen, något som syntes tydligt när önskemål om sommarsemester lades in redan första året med Evity. Den digitala personalhandboken finns alltid tillgänglig, vilket minskar antalet frågor till HR.

Tydlig kvalitetshöjning i introduktionen

Den största vinsten hittills är en mer genomtänkt och likvärdig start för nyanställda.

“Vi har definitivt höjt kvaliteten i vår onboarding. Det är enklare att göra rätt från början och inget faller mellan stolarna,”
säger Lena Forsgren.

Tilldelade uppgifter och automatiska påminnelser guidar både HR och chefer genom varje moment, från att beställa dator och arbetskläder till att boka uppföljningssamtal.

Snabb, lyhörd support

När frågor dyker upp spelar svarstiden stor roll.

“Supporten är alltid snabb, oavsett om det är enkla frågor eller mer komplexa behov. Det uppskattas verkligen,”
betonar Lena.

Feedback som Contractor lämnar tas dessutom snabbt vidare till produkt­utvecklingen: efter deras önskemål ligger en förbättrad mobil­landningssida i roadmapen.

Favoritfunktionerna som gör skillnad

• Sms-påminnelser till medarbetare utan daglig datortillgång.

• Kompetensmatrisen kopplad direkt till personkortet, vilket ger chefer överblick över utvecklingsbehov.

• Chefsanteckningar som håller ihop rehabiliterings­ärenden och minskar risken för kommunikationsglapp.

• Digital personalhandbok som alltid är uppdaterad.

Nästa steg – mer utan att bli “ett monstersystem”

Contractor planerar att fortsätta bredda användningen av Evity, men bara med funktioner som gör verklig nytta. Systemet ska förbli lika lätt att förstå som i dag. Med den inställningen är Evity på väg att bli en komplett HR-hub som ger struktur utan onödig komplexitet, och som fortsätter utvecklas hand i hand med sina användare.

Resultatet? Mindre admin, färre missar och en onboarding-upplevelse som får nyanställda att känna sig välkomna från start, med stöd av ett verktyg som hela organisationen faktiskt använder.