Så leder du framgångsrika medarbetarsamtal

Som chef är en av dina huvuduppgifter att skapa engagemang bland din personal. För utan en engagerad personal kommer varken organisationen att nå uppsatta mål, behålla viktig kompetens eller attrahera nya värdefulla talanger. Allt hänger ihop och ditt ledarskap är kittet för teamets kollektiva framgång. Se medarbetarsamtalen som ett centralt verktyg för att lyckas skapa gemensam drivkraft och en sund arbetsmiljö – och ta del av våra bästa tips på hur du lyckas med dina medarbetarsamtal!

Är du en av få som ställer sig tveksam till kopplingen mellan personalens engagemang och organisationens framgång? Vad sägs då om Gallups senaste undersökning om engagemang där statistiken talar sitt tydliga språk – att företag med högre engagemang har:  

• 10% högre kundlojalitet 
• 23% högre vinst 
• 18-43% lägre personalomsättning

*Mic drop* 🎤

Alltså HÖGRE kundlojalitet, HÖGRE vinst och LÄGRE personalomsättning. Att arbeta aktivt för att öka personalens engagemang är en av de bästa investeringarna dukan göra för att öka resultat och minska personalomsättning i er organisation.

Känner du redan nu att ”you had me at högre vinst”? Scrolla då längst ner på sidan och ladda ner vår mall för framgångsrika medarbetarsamtal. 

Här i Sverige är det normen att hålla i medarbetarsamtal varje år, vilket oftast är reglerat via kollektivavtal. Ansvaret ligger hos arbetsgivaren att både planera, genomföra och dokumentera minst ETT medarbetarsamtal per år. Tänk på att syftet och målet är att utveckla medarbetarna och tillsammans med dig mäta deras individuella engagemang och framgångar, men även lyssna in kring olika utmaningar och hur du kan stötta upp med anpassade insatser. Medarbetarsamtal är alltså ett perfekt tillfälle att stärka relationen med dina medarbetare och ert engagemang för långsiktig framgång. 

Hur ska man planera inför ett framgångsrikt medarbetarsamtal?‍

I en artikel från Sveriges största arbetsmiljötidning, ”Arbetsliv”, tipsar samtalsforskaren Lina Nyroos om att du som chef och arbetsgivare ska vara förberedd, välja en neutral plats och vara nytänkande kring formen. Hon lyfter även vikten av att skilja på medarbetarsamtal och lönesamtal.

– Jag tror att det ofta finns i båda chefens och medarbetarens medvetande och det kan bli en krock. Om möjligt är det bättre att hålla dem mer åtskilda, säger Lina Nyroos.  

Hon tror även att medarbetarsamtalet kommer få en ännu viktigare roll framöver.  

– Efter pandemin, när många av oss jobbat hemifrån, förstår vi ännu mer hur viktiga de här sociala mötena är. Jag tror att medarbetarsamtalen framöver ännu mer kommer att ses som ett viktigt tillfälle för chefen och medarbetare att mötas och bygga på sin relation, säger Lina Nyroos. 

Lina Nyroos tips för ett lyckat medarbetarsamtal: 

• Välj en neutral plats förs amtalet, inte chefens kontor. 
• Se till att båda chef och medarbetare är förberedda och har en gemensam bild av vad samtalet syftar till. 
• Var ärliga mot varandra. 
• Fundera över formen för samtalet. Kanske kan det årliga samtalet kompletteras med ett gruppsamtal med fokus på arbetsmiljö? 
• Chefen bör vara medveten om sin maktposition. Lyssna mer än du pratar och bekräfta det medarbetaren säger. Ta medarbetarens synpunkter på allvar och försök att sätta dig in i dennes situation. Visa att medarbetaren är sedd och är viktig.‍

Konkreta tips + steg inför, under och efter medarbetarsamtalet

Studien ADPRI’s Global Study of Engagement, som undersökt engagemang bland 19 000 medarbetare i 19 länder, har tagit fram åtta frågor som mäter engagemang. Tanken är att medarbetaren svarar på dessa frågor inför samtalet för att skapa givande diskussioner och en större förståelse hos dig som chef för hur medarbetaren tycker, tänker och känner. 

Frågor inför samtalet: 

1. Jag är väldigt engagerad över mitt företags mål och mission.
2. Det är väldigt tydligt vad som förväntas av mig på jobbet.
3. Mina kollegor delar mina värderingar. 
4. Jag har möjlighet att använda mina styrkor varje dag på jobbet.
5. Mina kollegor stöttar mig.
6. Jag vet att jag kommer få beröm för utmärkt arbete.
7. Jag har stor tillit för mitt företags framtid. 
8. I mitt arbete utmanas jag alltid för att utvecklas. 

Be dina medarbetaren att svara på frågorna utifrån en skala på 1-6 där 1 = håller inte alls med och 6 = håller helt med.  

Under samtalet:

Steg 1: Du och dina medarbetare diskuterar varje svar på frågorna ovan.Tänk på att alla svar är intressanta då det ger en indikation till varför medarbetaren svarar som den gör. Svaren speglar även hur viktig frågan är för medarbetaren och därmed en nyckelfråga för hens engagemang. ‍

Steg2: Efter ni gått igenom frågorna skapar ni en utvecklingsplan som är tidsbestämd. Välj ut 2-5 områden som medarbetaren ska utvecklas inom och bryt ner det till aktiviteter. ‍

Steg 3: Skriv ned vad som ska genomföras, vem som är ansvarig och när det ska vara klart. Kom överens om hur aktiviteterna ska följas upp.‍

Steg 4: Ställ därefter frågor angående fysisk och psykosocial arbetsmiljö samt om medarbetaren upplevt diskriminering på arbetsplatsen.‍

Steg 5: Fråga om medarbetaren har något den själv vill ta upp i samtalet.‍

Steg 6: Se till att följa GDPR och att endast chef och medarbetare har tillgång tillanteckningarna från samtalet. ‍

Efter samtalet:‍

En av de viktigaste delarna för att skapa högt engagemang är tillit till sin ledare. Medarbetare är 12 gånger mer engagerade när de litar på sin ledare jämfört när de inte gör det. 

Att följa upp det som ni kommer överens om i samtalet är därmed otroligt viktigt för att öka tilliten till dig som ledare. Tips är att lägga in tid för uppföljning i din kalender eller i din uppgiftshanterare för att inte missa detta viktiga moment.

‍Slutligen - analysera svaren på organisationsnivå:‍

Då medarbetarna besvarat på frågorna har ni som organisation en möjlighet att göra stor nytta i ert utvecklingsarbete genom att sammanställa svaren på organisationsnivå. Planera och genomför slutligen en analys på svaren för att se vart ni bör lägga fokus för att öka engagemanget för alla inom företaget. Win Win! 🏆

‍Hoppas du känner dig peppad på att hålla i framgångsrika medarbetarsamtal! Ett gyllene tips är att boka in en gratis demo av Evity – ett smart verktyg som hjälper till med ditt HR-arbete och som ser till att du är väl förberedd inför, under och efter medarbetarsamtalen på ett GDPR-säkert sätt.  

Passa även på att ladda ner vår kostnadsfria mall för medarbetarsamtal. Klicka på knappen nedan så skickas en pdf till din inkorg 📩 🎉