Personaladministration för byggföretag: det här måste du ha koll på

Är du HR-ansvarig, kontorsansvarig eller chef på ett byggföretag med 50 till 300 anställda? Då vet du att personaladministrationen sällan är det enklaste. Säsongsanställda, hyrpersonal, projektbaserade löner och lagar som förändras. Det finns mycket att hålla reda på. Den här artikeln går igenom de viktigaste kraven och ger dig en struktur som faktiskt fungerar i praktiken.

Varför är personaladmin extra komplext i byggbranschen?

Byggbranschen har några egenskaper som gör HR-administrationen mer krävande än i de flesta andra branscher:

Personalomsättningen är hög. Byggprojekt är tidsbegränsade, vilket innebär att många anställningar är kortvariga eller projektbaserade. Det ställer krav på att kontrakt, introduktioner och avslut hanteras snabbt och korrekt, om och om igen.

Personalstyrkan varierar kraftigt under året. På sommaren anställer många byggbolag säsongsarbetare. Inför vinter kan styrkan halveras. Den rörligheten skapar ett tryck på dokumentation, lönehantering och rapportering som lätt glider iväg om man inte har ett system.

Arbetsplatser är utspridda. Medarbetare befinner sig sällan på ett och samma kontor. Det gör att klassiska pappersbaserade processer fungerar dåligt: kontrakt som ska skrivas på, policydokument som ska kvitteras. Det som inte är digitalt, glöms bort.

Vilka lagar gäller och vad kräver de av dig?

Det finns ett antal lagkrav som är extra relevanta för byggbolag:

Anställningsavtal och dokumentation. Enligt lagen om anställningsskydd (LAS) ska alla anställda ha ett skriftligt avtal. Det gäller oavsett om det är en fast anställning, ett vikariat eller en säsongsanställning. Avtalet ska vara utlämnat senast en månad efter anställningens start, men god praxis är att det är klart dag ett.

Lönekartläggning. Alla arbetsgivare med tio eller fler anställda är skyldiga att genomföra en lönekartläggning vart tredje år. I praktiken bör den göras varje år. Kartläggningen ska analysera om det finns omotiverade löneskillnader mellan könen. Dokumentera processen noga, det är vad Diskrimineringsombudsmannen tittar på vid en granskning.

Arbetsmiljödokumentation. SAM (Systematiskt ArbetatsMiljöarbete) är ett krav. Det innebär bland annat riskbedömningar, tillbudsrapportering och dokumenterade skyddsronder. Detta är inte HR ensamt, men HR-funktionen äger ofta administrationen.

De vanligaste misstagen och hur du undviker dem

I kontakt med byggbolag i hela Sverige ser vi tre misstag återkomma gång på gång.

Det första är att personalakter sprids ut på flera ställen. Kontraktet finns i en pärm, lönebilagan i en Excel-fil, och intyg skickas via e-post. När det sedan är dags för en lönekartläggning eller ett avslut tar det timmar att samla ihop informationen. Lösningen är ett centralt register, digitalt och sökbart.

Det andra är att onboarding sker muntligt. "Prata med projektledaren" är ingen onboarding. En ny medarbetare behöver veta vad som gäller gällande arbetstider, traktamente, skyddsutrustning och vem de kontaktar vid sjukdom. Dokumentera och automatisera detta i en enkel checklista och se till att den faktiskt bockas av.

Det tredje är att säsongsanställda hanteras som ett undantag. De är inte ett undantag utan en del av affärsmodellen. Att ha en standardiserad process för säsongsanställningar (kontrakt, onboarding, avslut) sparar massor av tid och minskar risken för missar.

Så bygger du en digital personaladministration som håller

Det behöver inte vara komplicerat. En bra digital personaladministration för ett byggbolag med 50 till 300 anställda består av 3 grundpelare:

1. Digitala personalakter: ett ställe för alla dokument per medarbetare, avtal, intyg, lönerelaterade dokument och anteckningar.

2. Digital onboarding: en standardmall med checklista som startas automatiskt vid varje ny anställning.

3. Rapportering och lönekartläggning: möjlighet att filtrera och exportera personaldata för analys och lagkrav.

Med rätt system på plats kan en HR-ansvarig på ett medelstort byggbolag spara 3 till 5 timmar per vecka. Det är tid som istället kan läggas på det som faktiskt skapar värde: att attrahera och behålla rätt personal.

Vill du se hur Evity löser detta för byggbolag?

Evity är ett HR-system byggt för svenska SMB-bolag, inklusive byggföretag med säsongsanställda och spridd personalstyrka.

Boka en demo och se hur det fungerar för just er verksamhet ✌️