HR

Årsplanering för ditt HR-arbete

Lär dig mer om arbetsrättens krav baserat på antal anställda i din verksamhet.
Tommy Eriksson
5 minuters läsning

Följ arbetsrätten och kom igång med din årsplanering

Att inte ha koll på arbetsrätten för din verksamhet kan bli kostsamt, både i tid och pengar. Vi har därför satt samman exempel på hur en årsplanering kan se ut för att uppfylla arbetsrättens krav och för att skapa ett systematiskt utvecklingsarbete av personal, kultur och organisation.

Kraven är annorlunda baserat på företagets storlek

Först är det viktigt att ha koll på VILKA krav som ställs på just ditt företag, för kraven skiljer sig åt beroende på hur många anställda ni har i ert företag.

Överlag handlar det om att ju fler anställda ni har, desto fler krav ställs på er i att dokumentera aktivtiter. ”Vilka aktiviteter?” kanske du tänker. Lugn bara. Nedan går vi igenom samtliga aktiviteter som rekommenderas samt vilka som MÅSTE genomföras enligt svensk arbetsrätt. (Detta är ett generiskt förslag där dessa aktiviteter kan behöva anpassas efter era kollektivavtal och förutsättningar).

Aktiviteter och styrdokument som följer arbetsrätten + utvecklar er personal, organisationskultur och organisation

5-9 anställda

Skyddsombud (krav)
Du som arbetsgivare är ansvarig för att ni har ett skyddsombud på arbetsplatsen. Den person som ska vara skyddsombud väljs inte av dig utan antingen av den fackliga organisationen som är representerat hos er eller av medarbetarna själva.

Dock är du som arbetsgivare ansvarig för att skyddsombudet har möjlighet till utbildning för att utföra sina uppgifter och får avsatt tid till att utöva sina åtaganden som skyddsombud under betald arbetstid.

Skyddsombudets uppgift är att genomföra skyddsronder, utvärdera arbetsmiljöarbetet och delta i utvecklingen av företagets systematiska arbetsmiljöarbete.

Medarbetarsamtal (krav)
Att genomföra regelbundna medarbetar/utvecklingssamtal är en viktig del för att utveckla och hålla din personal motiverad. Ofta är kravet att samtalen sker 1-2 gånger per år och följs upp kontinuerligt.

Visste du att forskning visar att regelbundna samtal oftare ökar motivation och prestation hos medarbetare? Därför rekommenderar vi att du och dina medarbetare genomför ett formellt medarbetarsamtal varje år där ni tar fram en utvecklingsplan tillsammans för var och en.

Därefter genomför du sedan korta avstämningar med dina medarbetare varje/varannan vecka för att stötta och följa upp målen i utvecklingsplanen.

Lönesamtal (krav)

De flesta företag genomför en årlig lönerevision där lönekartläggning, eventuella fackliga löneavtal och lönehöjningar genomförs. I lönerevisionen ingår ofta ett lönesamtal där lönesättande chef och medarbetare diskuterar måluppfyllnad, utveckling och andra faktorer för att sätta en rättvis löneökning i relation till kollegor, skillnader mellan könen och avtal.

OBS! Det finns ingen lag som reglerar lönesamtal utan det avtalas i kollektivavtal eller direkt i anställningsavtalet.

Träffas utanför arbetet (bra för utveckling) 💖

Alla behöver bra personer i ens liv. Genom att ha en bästa vän på arbetsplatsen så ökar prestationen och minskar personalomsättningen. Att känna sina kollegor ökar också tillit och samarbetsförmåga i organisationen. Se därför till att hålla regelbundna aktiviteter utanför arbetet med syfte att lära känna varandra, fira framgångar och ha kul tillsammans. Exempel på aktiviteter kan vara sommarfest, julbord, kompetensutvecklande aktiviteter, företagsgalor, workations, gemensam lunch osv.

10-24 anställda

Arbetsmiljöpolicy och systematiskt arbetsmiljöarbete (krav)
För företag med minst tio anställda krävs skriftlig dokumentation av arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM).

För att komma igång med ert systematiska arbetsmiljöarbete rekommenderar vi Prevents hemsida som beskriver och har arbetsmaterial för de olika delarna i arbetsmiljöarbetet. Om ni även vill ta del av vår generiska arbetsmiljö & jämställdhetspolicy för att komma igång med ert systematiska arbetsmiljöarbete kan du ta kontakt med tommy@evity.hr.

Lönekartläggning (krav)
Alla företag behöver göra en lönekartläggning i syfte att ta bort löneskillnader ur ett jämställdhetsperspektiv. När ni är fler än 10 anställda behöver kartläggningen och en handlingsplan dokumenteras.

En lönekartläggning innebär att göra en analys på företagets löner ur ett jämställdhetsperspektiv där likvärdiga roller och ansvar bör innebära lika lön oavsett kön. Om kartläggningen visar på omotiverade löneskillnader ska du som arbetsgivare upprätta en åtgärdsplan som jämnar ut löneskillnaden inom 3 år.

Skyddsrond (krav)
Alla arbetsgivare har ansvar för sin arbetsmiljö och har ansvar att regelbundet kontrollera sin arbetsmiljö. Från att ni är 10 anställda behöver du som arbetsgivare genomföra skyddsronder och dokumentera åtgärdsplaner. Företagets skyddsombud är oftast ansvarig och sammankallande till skyddsronderna. För att komma igång med skyddsronder rekommenderar vi Prevents checklistor som är enkla att använda och utformade för olika arbetsplatser som kontorsmiljö, verkstad osv.

Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (krav)
Alla arbetsgivare ska gå igenom arbetsmiljöarbetet varje år för att se efter om det fungerar och hur det kan förbättras. Det är alltså INTE arbetsmiljön som ska granskas utan HUR man jobbar med arbetsmiljön. Detta är ett bra tillfälle att även följa upp hur åtgärder genomförts från skyddsronder. Vi rekommenderar Prevents checklista för den årliga uppföljningen.

Nyhetsbrev (krav)
Det finns många anledningar att hålla era medarbetare uppdaterade om vad som händer i företaget. Om det sker via regelbundna nyhetsbrev underlättar ni informationsflödet och ser till att personer som inte är med på möten inte missar information. I lagen om medbestämmande i arbetslivet har ni som arbetsgivare en informationsskyldighet till era anställda och arbetstagarorganisationerna (om det finns några). Genom att göra regelbundna utskick uppfyller ni lagkravet samt ökar medarbetarnas koll på planer och strategier framåt.

Det går självklart att använda andra kommunikationsmetoder än nyhetsbrev för att uppfylla kravet. Det viktiga är att du som arbetsgivare hittar ett arbetssätt som passar er organisation.

Medarbetarundersökning (bra för utveckling) 🌟
Anonyma undersökningar är en bra metod för få en bild av hur dina medarbetare upplever sin arbetssituation, arbetsmiljö och jämställdhet. Informationen ger dig som arbetsgivare bra data att ta beslut om vart ni bör fokusera framtida utveckling i organisationen. Att genomföra regelbundna undersökningar ger er även svar på om era insatser gett någon effekt på medarbetarnas upplevelse av olika frågor.

Undersökningar ger ett mycket bra underlag för arbetsmiljöarbetet och jämställdhetsarbete (beskrivs nedan). Svaren redovisar både brister och effekt vid åtgärder som ni genomför.

Personalmöten med fokusområden (bra för utveckling) 🌟
Regelbundna personalmöten är ett bra sätt att involvera era medarbetare i arbetet med arbetsmiljö, organisationskultur och jämställdhetsarbete. Boka dessa möten i anslutning till en medarbetarundersökning för att redovisa resultat och diskutera potentiella åtgärder och handlingsplaner.

Bra att veta om kultur 👭
Organisationskulturen i ert företag är alltid närvarande oavsett om du och dina medarbetare arbetar med den eller inte. Regelbundna möten där ni diskuterar vilka beteenden som är okej och inte okej hjälper alla anställda att förstå när de följer kulturen och när de arbetar mot den.

Bra att veta om arbetsmiljö
En viktig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet är att involvera alla anställda i arbetet. Genom att diskutera svar från undersökningar och åtgärdslistor från skyddsronder involveras medarbetarna i arbetsmiljöarbetet.

Bra att veta om jämställdhet/diskriminering ⚖️
Är ni fler än 25 anställda behöver du som arbetsgivare ha en jämställdhetsplan och ett systematiskt arbete med jämställdhetsfrågor.

Genom att diskutera jämställdhet och diskrimineringsfrågor med personalen får ni (tillsammans med svaren från medarbetarundersökningen och lönekartläggningen) en bra bild om var ni behöver lägga extra tid och resurser i jämställdhetsarbetet.

25-49 anställda

Dokumentera aktiva åtgärder inom ert jämställdhetsarbete (krav)
Alla företag ska arbeta med aktiva åtgärder för en jämställd arbetsplats och när ni är 25 anställda behöver du som arbetsgivare dokumentera detta arbete. Arbetet ska innefatta aktiva åtgärder för en jämställd arbetsplats inom:

  • Arbetsförhållanden
  • Löner och anställningsvillkor
  • Rekrytering och befordran
  • Kompetensutveckling och utbildning
  • Möjlighet att förena arbete och föräldraskap

Diskrimineringsombudsmannen (DO) har tagit fram ett ramverk för att arbeta med aktiva åtgärder i fyra steg:

1.    Undersök

2.    Analysera orsaker

3.    Genomför åtgärder

4.    Följ upp och utvärdera

Diskrimineringslagen lägger stor vikt vid att arbetet ska ske i samverkan med arbetstagarna. Personalmöten, undersökningar och nyhetsbrev är därför bra aktiviteter för att samarbeta och informera om arbetet.

Dokumentationskrav
Enligt DO:s bedömning ska arbetsgivare varje år genomföra arbetet i alla fyra steg. Dokumentationen ska ske löpande under året och i anslutning till varje moment i arbetet.

Läs mer och ta hjälp av DO:s ramverk och stöd på deras hemsida för aktiva åtgärder.

50+ anställda

Skyddskommitté (krav)
Enligt arbetsmiljölagen ska det finnas en skyddskommitté på arbetsplatser med minst 50 arbetstagare. Det kan även finnas på mindre arbetsplatser om de anställda begär det.

En skyddskommitté bör bestå av personer som representerar arbetsgivaren och medarbetarna. Representanter för medarbetarna utses av facket eller medarbetarna själva då facklig organisation saknas. Du som arbetsgivare utser ordförande och sekreterare i skyddskommittén. Minst ett skyddsombud ska ingå i kommittén.

Kommittén bör träffas minst var tredje månad för att diskutera och komma överens om de stora dragen i arbetsmiljöarbetet på ert företag. Att du som arbetsgivare och dina medarbetare kommer överens i en gemensam grupp påverkar arbetsmiljön positivt då alla på företaget får en gemensam grund och arbetar mot samma mål.


Exempel på frågor som skyddskommittén kan ta upp är:

·      Företagshälsovård

·      Användning av farliga ämnen

·      Arbetsmiljöutbildning

·      Rehabilitering.

Gruppen ska också vara med och diskutera eventuella förändringar som påverkar lokaler, arbetsmetoder och organisation.

Läs mer i Prevents information om hur en skyddskommité fungerar.


Rutin för visselblåsare (krav)

För arbetsgivare med minst 50 anställda innebär den nya visselblåsarlagen en skyldighet att inrätta särskilda interna rapporteringskanaler för visselblåsning – som ska kunna ske muntligen eller skriftligen. Lagen bygger också på att rapporteringen som huvudregel ska ske internt först.

Du som arbetsgivaren måste skriftligen redogöra hur er process för rapportering ska ske, vilka rapporteringskanaler som finns, hur rapporterna hanteras och dokumenteras, hur missförhållandena utreds samt hur återkopplingen ska ske.

Bra att veta som privata arbetsgivare:
Privata arbetsgivare som har mellan 50 och 249 arbetstagare kan dela rapporteringskanaler med andra, exempelvis via tjänster eller konsultbolag. För dessa företag gäller att den interna rapporteringskanalen ska vara klar i december 2023.

Företag med minst 250 anställda ska ha sin interna rapporteringskanal på plats senast den 17 juli 2022.

Underlätta arbetet med digitala verktyg

Som du märker kräver många av aktiviteterna ovan en omfattande dokumentation, såsom uppföljning och i vissa
fall kontakt med myndigheter och externa organisationer.

Genom att använda ett digitalt HR-verktyg får du och dina chefer hjälp med struktur, planering, dokumentation och uppföljning i HR-arbetet samtidigt som all information finns på en plats.

Låter rätt skönt va?

Vill du veta mer om hur Evity kan hjälpa dig i ert HR-arbete kan du boka en demo eller ta kontakt med tommy@evity.hr.

Glöm inte att ladda ner vår gratismall för en smart årsplanering av samtliga aktiviteter 👇

Låt oss hjälpa er att kvalitetssäkra, följa upp och samla ert HR-arbete

Boka en demo så visar vi hur Evity kan hjälpa er i HR-arbetet.