HR

Årsplanering för ditt HR-arbete

Lär dig mer om arbetsrättens krav baserat på antal anställda i din verksamhet.
Tommy Eriksson
5 minuters läsning

Har du som ansvarig koll så att din verksamhet verkligen följer arbetsrätten?

Om svaret är nej är du inte ensam. Och att missa något som gäller för just din verksamhet kan bli kostsamt, både i tid och pengar. Vi har därför satt samman denna artikel med ett exempel på hur en årsplanering kan se ut för att uppfylla arbetsrättens krav och ett systematiskt utvecklingsarbete av personal, kultur och organisation.

Kraven är annorlunda baserat på företagets storlek

Kraven skiljer sig beroende på hur många anställda ni har i ert företag. Ofta är det krav att aktiviteter dokumenteras desto fler anställda ni har. Vi går nedan igenom de aktiviteter som rekommenderas samt behöver genomföras enligt svensk arbetsrätt. Detta är ett generiskt förslag där dessa aktiviteter kan behöva anpassas efter era kollektivavtal och förutsättningar.

Aktiviteter och styrdokument som följer arbetsrätten och utvecklar er personal, organisationskultur och organisation

5-9 anställda

Skyddsombud (krav)

Du som arbetsgivare är ansvarig för att ni har ett skyddsombud på arbetsplatsen. Den person som ska vara skyddsombud hos er utses inte av dig utan antingen av den fackliga organisationen som är representerat hos er eller av medarbetarna själva. Det är du som arbetsgivare som är ansvarig att skyddsombudet har möjlighet till utbildning för att utföra denna uppgift, och får relevant tid att utöva sina åtaganden som skyddsombud på betald arbetstid. Skyddsombudets uppgift är att genomföra skyddsronder, utvärdera arbetsmiljöarbetet och delta i utvecklingen av företagets systematiska arbetsmiljöarbete.

Medarbetarsamtal (krav)

Att genomföra regelbundna medarbetar/utvecklingssamtal är en viktig del för att utveckla och hålla din personal motiverad. Ofta är kravet att samtalen sker 1-2 gånger per år och följs upp kontinuerligt. Forskning visar att regelbundna samtal oftare ökar motivation och prestation hos medarbetare. Vi rekommenderar att ni genomför ett formellt medarbetarsamtal varje år där ni tar fram en utvecklingsplan tillsammans med varje medarbetare. Genomför sedan korta avstämningar med dina medarbetare varje/varannan vecka för att stötta och följa upp målen i utvecklingsplanen.

Lönesamtal (krav)

De flesta företag genomför en årlig lönerevision där lönekartläggning, eventuella fackliga löneavtal och lönehöjningar genomförs. I lönerevisionen ingår ofta ett lönesamtal där lönesättande chef och medarbetare diskuterar måluppfyllnad, utveckling och andra faktorer för att sätta en rättvis löneökning i relation till kollegor, skillnader mellan könen och avtal.

Det finns ingen lag som reglerar lönesamtal utan det avtalas i kollektivavtal eller direkt i anställningsavtalet.

Träffas utanför arbetet (utveckling)

Att ha en bästa vän på arbetsplatsen ökar prestation och minskar personalomsättning i stor utsträckning. Att känna varandra ökar också tillit och samarbetsförmåga i organisationen. Se därför till att hålla regelbundna aktiviteter utanför arbetet med syfte att lära känna varandra, fira framgångar och ha kul tillsammans. Aktiviteter kan vara sommarfest, julbord, kompetensutvecklande aktiviteter, företagsgalor, workations, gemensam lunch osv.

10-24 anställda

Arbetsmiljöpolicy och systematiskt arbetsmiljöarbete (krav)

För företag med minst tio anställda krävs skriftlig dokumentation av arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). För att komma igång med ert systematiska arbetsmiljöarbete rekommenderar vi Prevents hemsida som beskriver och har arbetsmaterial för de olika delarna i arbetsmiljöarbetet. Om ni vill ta del av vår generiska arbetsmiljö & jämställdhetspolicy för att komma igång med er SAM kan du ta kontakt med tommy@evity.hr.

Lönekartläggning (krav)

Alla företag behöver göra en lönekartläggning i syfte att ta bort löneskillnader ur ett jämställdhetsperspektiv. När ni är fler än 10 anställda behöver kartläggningen och en handlingsplan dokumenteras. En lönekartläggning innebär att göra en analys på företagets löner ur ett jämställdhetsperspektiv där likvärdiga roller och ansvar bör innebära lika lön oavsett kön. Om kartläggningen visar på omotiverade löneskillnader ska ni upprätta en åtgärdsplan som jämnar ut löneskillnaden inom 3 år.

Skyddsrond (krav)

Alla arbetsgivare har ansvar för sin arbetsmiljö och har ansvar att regelbundet kontrollera sin arbetsmiljö. Från att ni är 10 anställda behöver ni genomföra skyddsronder och dokumentera åtgärdsplaner. Företagets skyddsombud (krävs från 5 anställda och utses av en lokal arbetstagarorganisation eller medarbetarna på ert företag.) är oftast ansvarig och sammankallande till skyddsronderna. För att komma igång med skyddsronder rekommenderar vi Prevents checklistor som är enkla att använda och utformade för olika arbetsplatser som kontorsmiljö, verkstad osv.

Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (krav)

Alla arbetsgivare ska gå igenom arbetsmiljöarbetet varje år för att se efter om det fungerar och hur det kan förbättras. Det är alltså inte arbetsmiljön som ska granskas utan hur man jobbar med arbetsmiljön. Detta är ett bra tillfälle att även följa upp hur åtgärder genomförts från skyddsronder. Vi rekommenderar Prevents checklista för den årliga uppföljningen.

Nyhetsbrev (krav)

Det finns många anledningar att hålla era medarbetare uppdaterade om vad som händer i företaget. Om det sker via regelbundna nyhetsbrev underlättar ni informationsflödet och ser till att personer som inte är med på möten inte missar information. I lagen om medbestämmande i arbetslivet har ni som arbetsgivare en informationsskyldighet till era anställda och arbetstagarorganisationerna (om det finns några). Genom att göra regelbundna utskick uppfyller ni lagkravet samt ökar medarbetarnas koll på planer och strategier framåt.

Det går självklart att använda andra kommunikationsmetoder än nyhetsbrev för att uppfylla kravet. Det viktiga är att ni hittar ett arbetssätt som passar er organisation.

Medarbetarundersökning (utveckling)

Anonyma undersökningar är en bra metod för få en bild av hur era medarbetare upplever sin arbetssituation, arbetsmiljö och jämställdhet. Informationen ger er bra data att ta beslut om vart ni bör fokusera framtida utveckling i organisationen. Att genomföra regelbundna undersökningar ger er även svar på om era insatser gett någon effekt på medarbetarnas upplevelse av olika frågor.

Undersökningar ger ett mycket bra underlag för arbetsmiljöarbetet och jämställdhetsarbete (beskrivs nedan). Svaren visar både brister och effekt vid åtgärder som ni genomför.

Personalmöten med fokusområden (utveckling)

Regelbundna personalmöten är ett bra sätt att involvera era medarbetare i arbetet med arbetsmiljö, organisationskultur och jämställdhetsarbete. Boka dessa möten i anslutning till en medarbetarundersökning för att redovisa resultat och diskutera potentiella åtgärder och handlingsplaner.

Tema kultur

Organisationskulturen i ert företag är alltid närvarande oavsett om ni arbetar med den eller ej. Regelbundna möten där ni diskuterar vilka beteenden som är ok och ej hjälper alla anställda att förstå när de följer kulturen och när de arbetar mot den.

Tema arbetsmiljö

En viktig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet är att involvera alla anställda i arbetet. Genom att diskutera svar från undersökningar och åtgärdslistor från skyddsronder involveras medarbetarna i arbetsmiljöarbetet.

Tema jämställdhet/diskriminering

Är ni fler än 25 anställda behöver ni ha en jämställdhetsplan och ett systematiskt arbete med jämställdhetsfrågor. Genom att diskutera jämställdhet och diskrimineringsfrågor med personalen får ni tillsammans med svar från medarbetarundersökningen och lönekartläggningen en bra bild om var ni behöver lägga extra tid och resurser i jämställdhetsarbetet.

25-49 anställda

Dokumentera aktiva åtgärder inom ert jämställdhetsarbete (krav)

Alla företag ska arbeta med aktiva åtgärder för en jämställd arbetsplats och när ni är 25 anställda behöver ni dokumentera detta arbete. Arbetet ska innefatta aktiva åtgärder för en jämställd arbetsplats inom:

  • Arbetsförhållanden
  • Löner och anställningsvillkor
  • Rekrytering och befordran
  • Kompetensutveckling och utbildning
  • Möjlighet att förena arbete och föräldraskap

Diskrimineringsombudsmannen (DO) har tagit fram ett ramverk för att arbeta med aktiva åtgärder i fyra steg:

  1. Undersök
  2. Analysera orsaker
  3. Genomför åtgärder
  4. Följ upp och utvärdera

Diskrimineringslagen lägger stor vikt vid att arbetet ska ske i samverkan med arbetstagarna. Personalmöten, undersökningar och nyhetsbrev är därav bra aktiviteter för att samarbeta och informera om arbetet.

Dokumentationskrav

Enligt DO:s bedömning ska arbetsgivare varje år genomföra arbetet i alla fyra steg. Dokumentationen ska ske löpande under året och i anslutning till varje moment i arbetet.

Läs mer och ta hjälp av DO:s ramverk och stöd på deras hemsida för aktiva åtgärder.

50+ anställda

Skyddskommitté (krav)

Enligt arbetsmiljölagen ska det finnas en skyddskommitté på arbetsplatser med minst 50 arbetstagare. Det kan även finnas på mindre arbetsplatser om de anställda begär det.

En skyddskommitté bör bestå av personer som representerar arbetsgivaren och medarbetarna. Representanter för medarbetarna utses av facket eller medarbetarna själva då facklig organisation saknas. Du som arbetsgivare utser ordförande och sekreterare i skyddskommittén. Minst ett skyddsombud ska ingå i kommittén.

Kommittén bör träffas minst var tredje månad för att diskutera och komma överens om de stora dragen i arbetsmiljöarbetet på ert företag. Att ni som arbetsgivare och era medarbetare kommer överens i en gemensam grupp påverkar arbetsmiljön positivt då alla på företaget får en gemensam grund och arbetar mot samma mål.

Exempel på frågor som skyddskommittén kan ta upp är företagshälsovård, användning av farliga ämnen, arbetsmiljöutbildning och rehabilitering. Gruppen ska också vara med och diskutera eventuella förändringar av lokaler, arbetsmetoder och organisation.

Läs mer i Prevents information om hur en skyddskommité fungerar.

Rutin för visselblåsare (krav)

För arbetsgivare med minst 50 anställda innebär den nya visselblåsarlagen en skyldighet att inrätta särskilda interna rapporteringskanaler för visselblåsning, som ska kunna ske muntligen eller skriftligen. Lagen bygger också på att rapporteringen som huvudregel ska ske internt först.

Du som arbetsgivaren måste skriftligen redogöra hur er process för rapportering ska ske, vilka rapporteringskanaler som finns, hur rapporterna hanteras och dokumenteras, hur missförhållandena utreds samt hur återkopplingen ska ske.

Privata arbetsgivare som har mellan 50 och 249 arbetstagare kan dela rapporteringskanaler med andra, exempelvis via tjänster eller konsultbolag. För dessa företag gäller att den interna rapporteringskanalen ska vara klar i december 2023. Företag med minst 250 anställda ska ha sin interna rapporteringskanal på plats senast den 17 juli 2022.

Förslag på årsplanering

Januari - Lönekartläggning

Februari
- Personalmöte med fokus svar från medarbetarundersökning

Mars
- Lönesamtal

April
- Personalmöte med fokus på arbetsmiljö

Maj
- Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete

Juni
- Sommaraktivitet

Juli
- Semestertider

Augusti
- Personalmöte med fokus på organisationskultur

September
- Medarbetarsamtal

Oktober
- Personalmöte med fokus på jämställdhet och diskrimering

November
- Medarbetarundersökning

December
- Julaktivitet

Underlätta arbetet med digitala verktyg

Många av aktiviteterna ovan kräver dokumentation, uppföljning och i vissa fall kontakt med myndigheter och externa organisationer. Genom att använda ett digitalt HR-verktyg får ni och era chefer hjälp med struktur, planering, dokumentation och uppföljning i HR-arbetet samtidigt som all information finns på en plats.

Vill du veta mer om hur Evity kan hjälpa dig i ert HR-arbete kan du boka en demo eller ta kontakt med tommy@evity.hr.

Låt oss hjälpa er att kvalitetssäkra, följa upp och samla ert HR-arbete

Boka en demo så visar vi hur Evity kan hjälpa er i HR-arbetet.