Din HR-plan inför sommaren 2026: Allt du behöver veta om lagar, ledighet och pepp

Innehållsförteckning

• Varför sommaren kräver extra HR-planering

• Tvåmånadersregeln: Vad säger Semesterlagen?

• Maximera sommarkalendern 2026 för dina anställda

• Sommargåvor: Vad är skattefritt och vad är det inte?

• Hur Evitys personliga support hjälper dig igenom sommarstöket

• Checklista: HR-förberedelser inför sommaren 2026

• Vanliga frågor

• Slutord

Varför sommaren kräver extra HR-planering

För de flesta anställda är sommaren årets höjdpunkt. För dig som sköter HR på ett litet eller medelstort bolag kan den kännas som något helt annat: en löpande ström av semesteransökningar, vikariescheman, lagkrav och frågor som dyker upp i sista minuten.

Det behöver inte vara så. Med rätt förberedelser på plats innan juni är här kan du faktiskt njuta av sommaren också. Den här artikeln ger dig en konkret genomgång av vad du behöver ha koll på inför sommaren 2026, från lagstadgade regler och semesterplanering till skattefria gåvor och hur du håller ordning på alltihop utan att drunkna i Excel-ark.

Tvåmånadersregeln: Vad säger Semesterlagen?

Det här är ett krav som fler arbetsgivare missar än man kan tro: du är skyldig att meddela dina anställda när deras semester är förlagd senast två månader innan ledigheten börjar.

Vill du att folk tar sin huvudsemester i juli? Då ska beskedet vara klart senast i maj. Inte ungefär i maj. Senast.

Varför spelar det roll? Dels är det ett lagkrav, dels ger det dina medarbetare rimlig tid att planera resor, barnomsorg och allt annat som hänger på att de vet när de är lediga. Sent besked skapar frustration, och kan i värsta fall leda till tvister.

Några saker att ha koll på:

• Anställda har rätt till fyra veckors sammanhängande semester under perioden juni till augusti, om inte annat avtalats i kollektivavtal.

• Missar du tvåmånadersregeln kan den anställde ha rätt att förlägga semestern på eget initiativ.

• Kollektivavtal kan innehålla avvikande regler, så kontrollera alltid vad som gäller i er bransch.

Är det april och du inte skickat ut semesterbesked ännu? Prioritera det nu.

Maximera sommarkalendern 2026 för dina anställda

Sommarkalendern 2026 erbjuder några strategiska möjligheter för den som planerar i förväg. Nationaldagen faller på en lördag i år, vilket innebär att den inte ger en extra ledig vardag. Midsommarafton är fredagen den 19 juni och midsommardagen lördagen den 20 juni, ett naturligt långhelgsläge som många anställda gärna bygger vidare på med semesterdagar.

Om du kommunicerar det här tidigt kan du hjälpa medarbetarna att planera bättre och undvika situationen där halva teamet söker ledigt samma vecka utan att ni har täckning.

Några konkreta råd:

• Kartlägg bemanningsbehovet vecka för vecka under juni, juli och augusti redan nu.

• Sätt en tydlig deadline för semesteransökningar så att du kan godkänna eller neka i god tid.

• Identifiera nyckelpersoner vars frånvaro kräver en plan för täckning eller överlämning.

En enkel semesteröversikt i ett HR-system sparar dig timmar av mejlande fram och tillbaka.

Sommargåvor: Vad är skattefritt och vad är det inte?

En sommargåva är ett uppskattat sätt att visa medarbetarna att de gör skillnad. Men reglerna kring vad som är skattefritt är specifika, och det är lätt att hamna fel.

Enligt Skatteverkets regler för 2026 gäller följande:

• Skattefria gåvor till anställda får ha ett värde på max 1 000 kronor inklusive moms per tillfälle. Gåvan måste ges vid ett specifikt tillfälle, som en högtid eller ett jubileum, och får inte vara kontanter eller presentkort som kan lösas in mot kontanter.

• Sommargåvor räknas som ett sådant tillfälle, förutsatt att de ges till alla anställda och inte är kopplade till prestation.

• Presentkort mot ett brett sortiment av varor kan godkännas, men det är värt att dubbelkolla med Skatteverket eller en expert innan du väljer den vägen.

Vad är inte skattefritt?

• Kontanter eller presentkort som kan bytas mot kontanter.

• Gåvor som överstiger 1 000 kronor, det överskjutande beloppet blir en skattepliktig förmån.

• Gåvor som fungerar som ett substitut för lön eller bonus.

Kortfattat: håll dig under gränsen, välj en konkret gåva och se till att den ges till alla anställda på samma villkor.

Hur Evitys personliga support hjälper dig igenom sommarstöket

Sommaren är också den period då HR-frågorna tenderar att hopa sig. Anställda undrar hur många semesterdagar de har kvar. Chefer frågar om de kan neka en ansökan. Någon vill veta om sommargåvan är skattefri.

Hos många stora internationella HR-systemleverantörer är svaret en bot, ett FAQ-dokument eller en supportbiljett som du inte hör något om på veckor.

Hos Evity fungerar det annorlunda. Du får svar direkt av en person som hjälper dig direkt och som du kan prata med. Ingen bot. Ingen väntetid som sträcker sig in i nästa månad.

Det är inte en slump att vi arbetar så här. Evity byggs tillsammans med våra kunder, vilket innebär att funktionerna i systemet och supporten vi ger speglar de verkliga behoven hos HR-ansvariga på svenska SME-bolag. Ni är inte ett ärende i en kö, ni är en del av hur vi utvecklas.

Checklista: HR-förberedelser inför sommaren 2026

Använd den här listan som ett praktiskt stöd när du planerar de kommande veckorna.

April och maj

• Skicka ut semesterbesked senast två månader innan ledigheten börjar (tvåmånadersregeln)

• Sätt deadline för semesteransökningar och kommunicera den till alla chefer

• Kontrollera att semesterdagar är korrekt beräknade i systemet

• Identifiera nyckelpersoner och planera täckning eller överlämning

Maj och juni

• Godkänn eller neka semesteransökningar i god tid

• Planera eventuella sommargåvor och säkerställ att de håller sig inom skattefri gräns (max 1 000 kr inkl. moms)

• Informera chefer om vad som gäller vid semesternekanden och vilka grunder som är lagliga

• Kontrollera att vikarier eller inhyrd personal har korrekta anställningsavtal

Löpande under sommaren

• Ha en tydlig kontaktpunkt för HR-frågor under semesterperioden

• Följ upp att frånvaroregistrering sker korrekt

• Dokumentera eventuella avvikelser eller tvister direkt när de uppstår

Vanliga frågor

Vad händer om jag inte meddelar semestertider två månader i förväg?
Missar du tvåmånadersregeln kan den anställde ha rätt att förlägga sin semester på eget initiativ. I värsta fall leder det till en tvist. Meddela alltid i god tid och dokumentera att du gjort det.

Kan jag neka en anställds semesteransökan?
Ja, men du behöver ha sakliga skäl, till exempel att verksamheten inte kan bedrivas utan den personen under den perioden. Du måste också meddela i tid och erbjuda alternativa semesterdagar.

Räknas midsommarafton som en röd dag?
Midsommarafton är inte en officiell röd dag i Sverige, men den är en allmänt erkänd fridag i de flesta kollektivavtal. Kontrollera vad som gäller i ert avtal.

Kan jag ge anställda ett presentkort som sommargåva?
Det kan fungera, men bara om presentkortet inte kan lösas in mot kontanter och gäller mot ett brett sortiment. Kontrollera alltid med Skatteverket eller en expert innan du väljer den lösningen, reglerna är specifika.

Hur hanterar jag anställda som inte tagit ut all semester från föregående år?
Enligt Semesterlagen har anställda rätt att spara upp till fem semesterdagar per år. Resten ska tas ut under semesteråret. Stäm av med dina anställda och se till att sparade dagar är korrekt registrerade.

Vad gäller för vikarier och timanställda under sommaren?
Vikarier och timanställda har rätt till semesterersättning, vanligtvis 12 procent av lönen, och kan ha rätt till semester om anställningen varar tillräckligt länge. Se till att anställningsavtalen är korrekta från dag ett.

Kan Evity hjälpa mig med semesterplanering och regelefterlevnad?
Ja. Evity är byggt för svenska lagar och regler, och supporten ger dig svar från en person direkt, inte en bot. Boka en demo för att se hur det fungerar i praktiken.

Slutord

Sommaren 2026 behöver inte vara ett stresstest för HR. Med rätt förberedelser, koll på lagkraven och ett system som faktiskt stödjer dig kan du gå in i juni med en plan som håller.

Vill du se hur Evity hjälper svenska SME-bolag att hantera semesteradministration, regelefterlevnad och medarbetarfrågor, utan att du behöver jaga svar på egen hand, bokar du enkelt en demo.