Byta HR-system: så går flytten till, steg för steg

De flesta som funderar på att byta HR-system har redan bestämt sig för att det nuvarande inte räcker. Det som håller dem kvar är sällan systemet i sig, utan oron för själva flytten: att uppgifter försvinner på vägen, att cheferna tappar tålamodet eller att underlaget till lönen blir fel en månad.

Oron är rimlig, men nästan all risk går att planera bort. Här går vi igenom hur en flytt brukar gå till, vad ni gör före, under och efter, och vilka frågor som är värda att ställa till både den gamla och den nya leverantören.

Står ni fortfarande i början och vill jämföra vad olika system gör? Läs först vår guide om vad ett HR-system är och hur ni väljer rätt.

Tecken på att det är dags att byta

• Samma uppgift matas in på två ställen, till exempel i HR-systemet och i lönesystemet, eftersom integrationen saknas eller inte fungerar.
• Cheferna använder inte systemet, och HR får göra jobbet åt dem.
• Lönekartläggningen görs i ett kalkylark vid sidan av, trots att systemet sägs klara den.
• Priset har stigit i takt med att ni lagt till moduler.
• Ni vet inte var era personuppgifter behandlas eller vilka underbiträden leverantören anlitar.

Känner ni igen två eller fler av dem är det värt att räkna på ett byte.

Steg 1: Läs det gamla avtalet först

Innan ni tittar på något nytt system, ta fram avtalet med den nuvarande leverantören. Tre saker styr hela tidsplanen:

• Uppsägningstiden. Den avgör när ni tidigast kan lämna, och den är ofta kopplad till när avtalsperioden löper ut.
• Hur ni får ut er data. Personuppgiftsbiträdesavtalet ska reglera vad som händer med uppgifterna när avtalet upphör. Enligt GDPR ska leverantören antingen lämna tillbaka eller radera dem, och det är ni som väljer.
• Vad exporten kostar och i vilket format den kommer. En fil som går att öppna i Excel är något helt annat än en databasdump.

Begär gärna en testexport redan nu. Då vet ni vad ni faktiskt har att arbeta med, långt innan det brådskar.

Steg 2: Bestäm vad som ska flyttas och vad som ska gallras

Allt behöver inte följa med. Ett byte är ett bra tillfälle att städa, och GDPR säger dessutom att personuppgifter inte ska sparas längre än de behövs.

Uppgifter	Flytta?	Att tänka på
Personuppgifter och anställningsuppgifter för nuvarande medarbetare	Ja	Grunden i det nya systemet
Anställningsavtal och andra dokument	De som ska sparas	Kontrollera att de följer med som filer och inte bara som länkar
Anteckningar från medarbetarsamtal	Oftast de senaste	Det viktiga är att nästa samtal kan börja där det förra slutade
Frånvarohistorik	Beror på	Det lönegrundande underlaget finns normalt redan i lönesystemet
Uppgifter om tidigare anställda	Bara det ni har skäl att spara	Resten gallras innan flytten
Ärenden i visselblåsarkanalen	Hanteras för sig	Kräver särskilda behörigheter, och uppgifter i avslutade ärenden ska gallras senast två år efter att ärendet avslutades

Bestäm också vem som äger varje del. Någon på HR ska kunna svara på frågan om en viss uppgift ska med eller inte.

Steg 3: Välj rätt tidpunkt

Undvik att byta mitt i en stor HR-process. Lönerevisionen, semesterperioden och veckorna då lönekartläggningen ska göras är dåliga tillfällen, eftersom cheferna då redan har fullt upp och ni behöver båda systemen på en gång.

Välj ett startdatum då det nya systemet blir det enda som gäller, gärna vid ett månadsskifte. Då hör varje månads underlag till ett system och inte till två.

Steg 4: Sätt upp det nya systemet innan någon flyttar in

Det här är steget som avgör resultatet. Bestäm hur ni vill arbeta innan uppgifterna kommer på plats:

1. Processer och mallar. Onboarding, offboarding, medarbetarsamtal och frånvaro. Börja med de processer som gör mest skillnad och lägg till resten efterhand.
2. Behörigheter. Vem ser vad, och kan en chef begränsas till sitt eget team?
3. Kopplingen till lönesystemet. Fråga vad som faktiskt synkas och åt vilket håll. Det skiljer sig mellan lönesystem, även hos samma HR-leverantör.

Evity har integrationer mot bland annat Fortnox, Crona Lön, Kontek, Hogia, Visma Agda och Personalkollen. Vad som synkas skiljer sig mellan dem, och det står per system på sidan om integrationer.

Steg 5: Flytta över uppgifterna

Med testexporten från steg 1 och besluten från steg 2 är själva flytten mest ett hantverk.

I Evity läses medarbetarna in från en Excelmall. I samma steg väljer ni om de ska få en inbjudan via mejl, och vilket onboardingflöde de ska kopplas till. Använder ni Hogia går personaluppgifterna att läsa in från Hogia i stället.

Två råd som sparar tid:

• Vänta med inbjudningarna tills systemet är uppsatt och cheferna vet vad som händer. En medarbetare som loggar in i ett tomt system tappar förtroendet direkt.
• Kontrollera med stickprov. Jämför antalet medarbetare mot lönesystemet och gå igenom ett tiotal personkort i detalj: anställningsdatum, chef och avdelning.

Steg 6: Kör parallellt en kort tid, inte länge

Låt det gamla systemet vara läsbart tills exporten är kontrollerad, men registrera allt nytt i det nya systemet från startdatum. En lång parallellperiod låter tryggt men leder nästan alltid till att uppgifter hamnar på två ställen, och då har ni fått precis det problem ni ville bli av med.

Steg 7: Utbilda i rätt ordning

Administratörer, chefer och medarbetare har olika behov och bör utbildas var för sig. Ordningen spelar roll:

1. Administratörerna först, så att de kan svara på frågor.
2. Cheferna sedan, innan medarbetarna bjuds in. Det är cheferna som ska använda systemet mest.
3. Medarbetarna sist, när allt är på plats.

Steg 8: Avsluta det gamla ordentligt

Flytten är inte klar när det nya systemet är i drift. Den är klar när det gamla är stängt:

• Be den gamla leverantören bekräfta skriftligt att uppgifterna är raderade enligt biträdesavtalet, och spara bekräftelsen.
• Stäng inloggningar, API-nycklar och integrationer mot det gamla systemet.
• Uppdatera er förteckning över behandlingar och informationen till medarbetarna om vilken leverantör som nu behandlar deras uppgifter.

Hur lång tid tar ett byte?

Det som styr mest är ofta inte införandet utan uppsägningstiden på det gamla avtalet. Själva införandet går fortare. Hos Evity tar det normalt 4 till 8 veckor från avtal till full drift, med cirka 8 till 16 timmar av er egen tid fördelat över perioden.

Checklista för bytet

• Uppsägningstid och villkor för export kontrollerade i det gamla avtalet
• Testexport begärd och granskad
• Beslut om vad som flyttas och vad som gallras
• Startdatum valt, gärna vid ett månadsskifte
• Processer, mallar, behörigheter och koppling till lönesystemet uppsatta
• Import gjord och kontrollerad med stickprov
• Administratörer och chefer utbildade innan medarbetarna bjuds in
• Radering hos den gamla leverantören bekräftad skriftligt

Funderar ni på att byta?

Vi går igenom hur en flytt till Evity skulle se ut för just er, utifrån det system ni har i dag och ert lönesystem. Demon är 60 minuter.

Boka demo →