HRIS står för Human Resource Information System. På svenska blir det ungefär personalinformationssystem, men i Sverige säger de flesta HR-system eller personaladministrativt system.

Vad är skillnaden mellan HRIS och HR-system?

I praktiken ingen. HRIS är den engelska och amerikanska termen, HR-system är den svenska. Båda betyder ett system där uppgifterna om medarbetarna samlas och HR-processerna hanteras.

Vad är skillnaden mellan HRIS och HRM?

När begreppen skiljs åt står HRIS för registret och administrationen, alltså uppgifterna om medarbetarna. HRM-system, eller HRMS, lägger till processerna runt omkring, till exempel samtal, lönerevision och kompetensutveckling. Leverantörerna använder orden olika, så titta på vad systemet innehåller, inte vad det kallas.

Vad är skillnaden mellan HRIS och HCM?

HCM står för Human Capital Management och används om system som täcker hela medarbetarens tid i organisationen, från rekrytering till avslut, med fokus på utveckling och planering. HCM används oftast om stora system för stora organisationer.

Vad gör en HRIS-specialist?

En HRIS-specialist ansvarar för organisationens HR-system: uppsättning, behörigheter, integrationer, rapporter och stöd till HR och chefer. Rollen finns främst i större organisationer. I mindre företag ligger ansvaret ofta hos HR-ansvarig, och då behöver systemet gå att sköta utan en egen specialist.

Ja. Evity är ett svenskt HR-system för små och medelstora företag, med personregister, frånvaro, medarbetarsamtal, lönekartläggning, visselblåsning och gallring enligt GDPR i samma system. Allt ingår, det finns inga moduler att köpa till.

Guide

Vad är HRIS? Så fungerar ett Human Resource Information System

HRIS är det engelska namnet på det vi i Sverige oftast kallar HR-system. Här går vi igenom vad ett HRIS är, hur det skiljer sig från HRM och HCM, vad det ska innehålla och vad det måste klara för en svensk arbetsgivare.

Av Tommy Nodby, VD på Evity. Uppdaterad 21 oktober 2026.

Kort sagt

HRIS står för Human Resource Information System, ett system för uppgifterna om medarbetarna.
HRIS och HR-system betyder i praktiken samma sak. HRIS är den engelska termen.
HRM och HCM används ibland om större system med fler processer, men leverantörerna använder orden olika.
Kärnan är personregister, behörigheter, frånvaro och rapporter, med en koppling till lönesystemet.
I Sverige behöver systemet dessutom klara GDPR, lönekartläggning och visselblåsning.

Vad HRIS är

HRIS, Human Resource Information System, är ett digitalt system där organisationens uppgifter om medarbetarna lagras och hanteras: anställning, avtal, kontaktuppgifter, frånvaro, kompetenser och dokumentation.

Begreppet kommer från USA och används mest i engelskspråkiga sammanhang, i jobbannonser och hos internationella leverantörer. I Sverige säger de flesta HR-system, personalsystem eller personaladministrativt system. Det är samma sak.

Ett HRIS ersätter pärmar, kalkylark och mejlkorgar med ett register där varje uppgift bara finns på ett ställe. Det gör tre saker möjliga:

Uppgifterna är uppdaterade, eftersom de bara matas in en gång.
Rätt person ser rätt information, och ingen annan.
HR och chefer kan ta fram underlag utan att leta i flera system.

Vill ni veta mer om vad ett HR-system är och hur ni väljer rätt finns det i vår guide.

HRIS, HRM och HCM

Tre förkortningar möter den som letar system. När de skiljs åt brukar det se ut så här:

Begrepp	Står för	Används oftast om
HRIS	Human Resource Information System	Registret och administrationen: uppgifterna om medarbetarna, behörigheter och rapporter
HRM-system, HRMS	Human Resource Management System	HRIS plus processerna runt omkring, till exempel frånvaro, samtal och lönerevision
HCM	Human Capital Management	Hela medarbetarens tid i organisationen, från rekrytering till avslut, ofta i stora organisationer

Gränserna är inte fasta. Många leverantörer kallar samma produkt HRIS i en text och HRM i nästa. Titta därför på vad systemet faktiskt innehåller och hur det fungerar för er, inte på vad det kallas.

Vad ett HRIS innehåller

Det här är den grund ett HRIS ska ha, oavsett vad det kallas.

Personregister

Anställning, avtal, kontaktuppgifter och dokument för varje medarbetare. Det är kärnan som allt annat bygger på. Personregister i Evity.

Behörigheter

Vem som ser vad. En chef ska se sitt team, inte hela organisationen, och det ska gå att spåra vem som har sett och ändrat uppgifter. Behörigheter i Evity.

Frånvaro

Ansökan, attest och överblick över semester och sjukfrånvaro, med underlag som går vidare till lönen. Frånvaro i Evity.

On- och offboarding

Checklistor som fördelar uppgifterna när någon börjar eller slutar. On- och offboarding i Evity.

Samtal och kompetenser

Medarbetarsamtal med historik, och vilka kompetenser och certifikat som finns i organisationen. Samtal och kompetenser i Evity.

Rapporter

Personalomsättning, frånvaro och kompetensgap, direkt ur uppgifterna i stället för ur ett kalkylark någon har sammanställt. Se alla funktioner i Evity.

Vad ett HRIS måste klara i Sverige

Många HRIS är byggda för den amerikanska marknaden. Svensk lag ställer krav som de sällan hanterar av sig själva.

GDPR. Systemet behandlar personuppgifter, ofta känsliga. Ni behöver ett personuppgiftsbiträdesavtal, veta var data lagras och vilka underbiträden leverantören anlitar, och kunna gallra uppgifter när de inte längre behövs.
Lönekartläggning. Enligt diskrimineringslagen ska alla arbetsgivare göra en lönekartläggning varje år. Har ni minst tio anställda ska arbetet dessutom dokumenteras skriftligt.
Visselblåsning. Privata arbetsgivare med minst 50 anställda ska ha en intern rapporteringskanal som går att använda anonymt.
Systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetet ska bedrivas systematiskt och dokumenteras.

Fråga alltid efter leverantörens underbiträdeslista. Vår ligger öppet. Mer om varje krav finns i avsnittet om svenska lagkrav som styr valet av HR-system.

HRIS och lönesystemet

Ett HRIS räknar normalt inte ut och betalar inte ut lön. Det gör lönesystemet. HRIS hanterar allt runt omkring: anställningen, avtalen, frånvaron och dokumentationen.

De flesta organisationer har båda och låter dem utbyta personaluppgifter genom en integration. Då matas en nyanställd in en gång, och frånvaron går vidare till lönen utan att någon skriver av den. Fråga leverantören vilka integrationer som finns färdiga mot ert lönesystem och vad som faktiskt synkas. Se vilka system Evity kopplas mot.

När ett HRIS behövs

Det avgörs mer av hur komplext HR-arbetet är än av hur många ni är. Tecknen brukar vara desamma:

Samma uppgift finns i flera kalkylark och stämmer inte alltid.
Flera chefer hanterar personalfrågor och gör det på olika sätt.
Det tar dagar att ta fram underlag till lönekartläggningen eller en revision.
Ingen vet säkert vilka uppgifter som ska gallras, eller när.

Känner ni igen er är det dags att jämföra system. Evity är ett HR-system för små och medelstora företag, byggt för svenska förhållanden.

Vanliga frågor

Vad står HRIS för?: HRIS står för Human Resource Information System. På svenska blir det ungefär personalinformationssystem, men i Sverige säger de flesta HR-system eller personaladministrativt system.
Vad är skillnaden mellan HRIS och HR-system?: I praktiken ingen. HRIS är den engelska och amerikanska termen, HR-system är den svenska. Båda betyder ett system där uppgifterna om medarbetarna samlas och HR-processerna hanteras.
Vad är skillnaden mellan HRIS och HRM?: När begreppen skiljs åt står HRIS för registret och administrationen, alltså uppgifterna om medarbetarna. HRM-system, eller HRMS, lägger till processerna runt omkring, till exempel samtal, lönerevision och kompetensutveckling. Leverantörerna använder orden olika, så titta på vad systemet innehåller, inte vad det kallas.
Vad är skillnaden mellan HRIS och HCM?: HCM står för Human Capital Management och används om system som täcker hela medarbetarens tid i organisationen, från rekrytering till avslut, med fokus på utveckling och planering. HCM används oftast om stora system för stora organisationer.
Vad gör en HRIS-specialist?: En HRIS-specialist ansvarar för organisationens HR-system: uppsättning, behörigheter, integrationer, rapporter och stöd till HR och chefer. Rollen finns främst i större organisationer. I mindre företag ligger ansvaret ofta hos HR-ansvarig, och då behöver systemet gå att sköta utan en egen specialist.
Är Evity ett HRIS?: Ja. Evity är ett svenskt HR-system för små och medelstora företag, med personregister, frånvaro, medarbetarsamtal, lönekartläggning, visselblåsning och gallring enligt GDPR i samma system. Allt ingår, det finns inga moduler att köpa till.