Lönerevision ur flera perspektiv

En lyckad lönerevision kräver att HR betraktar processen ur flera olika perspektiv. Varje perspektiv, från verksamhetens affärsmål till medarbetarnas upplevelse och kollektivavtalens regler, bidrar med viktiga spelregler för revisionen. Genom att beakta alla aspekter kan HR säkerställa att lönerevisionen blir rättvis, strategiskt förankrad och effektiv. Nedan följer en genomgång av centrala perspektiv att ha i åtanke, med djupare förklaringar och checklistor för HR under varje punkt.

Verksamhetens perspektiv: Strategi, budget och affärsmål

Ur organisationens perspektiv handlar lönerevisionen om att balansera affärsmässiga mål med kostnader. Löner är en av företagets största utgifter, så det är viktigt att löneökningarna ryms inom budget samtidigt som de stödjer företagets strategi. En strategisk lönerevision belönar prestationer som bidrar till verksamhetens tillväxt och kompetensutveckling, vilket i sin tur hjälper företaget att nå sina mål och stärka sitt rbetsgivarvarumärke. Det gäller att koppla lönesättningen till affärsnytta där exempelvis medarbetare som driver innovation, försäljning eller kundnöjdhet bör premieras därefter. Samtidigt måste ni säkerställa att den totala lönepott som avsätts inte påverkar företagets ekonomiska stabilitet. Här ingår också att planera för eventuella retroaktiva löneökningar om processen drar ut på tiden, samt att ha en tydlig tidsplan fram till utbetalning av nya löner.

Checklista för HR:

• Säkerställ att det finns en lönebudget eller pott definierad för lönerevisionen (i samråd med ekonomiavdelningen) och att den är förankrad i företagets ekonomiska förutsättningar och mål.

• Koppla lönerevisionens kriterier till verksamhetsmål: se till att lönekriterier och policys belönar de beteenden och resultat som företaget vill uppmuntra.

• Gå igenom företagets lönepolicy och löneprinciper, är de uppdaterade och i linje med strategin? Behöver justeringar göras för att stötta affärsbehoven (t.ex. extra satsning på nyckelkompetenser eller bristroller)?

• Analysera om nuvarande lönestruktur är hållbar: ligger vissa avdelningars eller rollernas lönenivåer på en adekvat nivå för att nå affärsmålen? Behöver extra budget avsättas för kritiska roller eller för att korrigera tidigare ojämn lönesättning (löneglidning)?

• Planera tidsplanen för lönerevisionen från start till mål, inkludera viktiga milstolpar (t.ex. datum för chefernas förslag, facklig förhandling om tillämpligt, kommunikation av nya löner och utbetalningsdatum) så att alla steg sker i rätt ordning och i god tid.

Medarbetarperspektivet: Rättvisa, transparens och motivation

Ur medarbetarnas perspektiv är lönerevisionen ofta laddad med förväntningar och oro kring rättvisa. Medarbetare vill förstå hur löneökningar fördelas och känna att processen är transparent och baserad på objektiva kriterier. Upplevd orättvisa kan leda till minskad motivation eller att talanger söker sig bort. Därför måste HR säkerställa att lönerevisionen uppfattas som rättvis och begriplig för alla anställda. Alla medarbetare ska veta vilka faktorer som påverkar lönen (t.ex. prestation, kompetens, erfarenhet) och att dessa tillämpas konsekvent. En öppen kommunikation innan, under och efter lönerevisionen är avgörande, exempelvis genom informationsmöten eller FAQ om hur processen går till. Dessutom måste HR beakta intern rättvisa: att likvärdiga roller med likartade prestationer får liknande löneutveckling, så att inte omotiverade löneskillnader uppstår. Kom ihåg att svensk lag kräver årlig granskning av löneskillnader mellan könen, alla arbetsgivare ska göra en lönekartläggning varje år för att säkerställa jämställda löner. Resultatet av lönekartläggningen bör integreras i lönerevisionen, så att eventuella osakliga löneskillnader åtgärdas i samband med de ordinarie lönejusteringarna. Detta visar medarbetarna att företaget tar jämlikhet och rättvisa på allvar, vilket stärker förtroendet.

Checklista för HR:

• Kommunicera tydligt om lönerevisionen: informera alla anställda i förväg om tidplan, kriterier för löneökning och hur processen går till. En informerad medarbetare har rimligare förväntningar och upplever större transparens.

• Säkerställ att lönekriterierna är väl definierade och kända av både chefer och medarbetare. Om nödvändigt, skicka ut påminnelser eller håll workshops så att alla förstår vad som belönas i er organisation (t.ex. uppnådda mål, samarbeten, kompetenshöjning).

• Granska förslag till nya löner ur rättvisesynpunkt: jämför löneökningarna mellan liknande roller och mellan könen. Identifiera omotiverade skillnader, om två anställda med likvärdigt arbete har olika höjning utan tydlig anledning, utmana det.

• Vidta åtgärder utifrån lönekartläggningen: använd underlaget från er årliga lönekartläggning för att justera löner där det finns osakliga skillnader mellan män och kvinnor. Planera in en del av lönepotten eller skapa en pott för löneglidning för dessa justeringar och dokumentera hur de hanteras.

• Förbered lönesamtalen: stötta cheferna med riktlinjer för hur de ska kommunicera beslutade löner till sina medarbetare på ett respektfullt och motiverande sätt. Se till att varje medarbetare får en förklaring till sin nya lön och vad hen kan göra för fortsatt löneutveckling. Öppen dialog minskar risken för missnöje och håller motivationen uppe.

Chefsperspektivet: Delaktighet, förberedelse och stöd till lönesättande chefer

Lönerevisionen är också en utmaning för företagets chefer, som ofta har uppgiften att föreslå eller besluta nya löner för sina team. Ur chefens perspektiv är det viktigt att processen är tydlig, rättvis och att de känner sig delaktiga och kompetenta i lönesättningen. Cheferna behöver förstå företagets lönepolicy, ha insikt i de ekonomiska ramarna och behärska lönekriterierna så att de kan motivera sina beslut för medarbetarna. HR spelar här en nyckelroll i att utbilda, vägleda och stötta cheferna före och under lönerevisionen. En chef som är osäker på hur löneökningarna ska fördelas riskerar att göra godtyckliga eller inkonsekventa bedömningar. Därför bör HR se till att cheferna har tillgång till relevant data (som medarbetarnas nuvarande löner, marknadsbenchmarking, eventuella prestationsomdömen och budgetramar) samt tydliga instruktioner för processen. Cheferna ska veta vilket mandat de har, till exempel om de kan fördela en pott fritt utifrån prestation eller om det finns miniminivåer som alla måste få, och hur slutgodkännande sker. Genom att involvera cheferna tidigt och samla in deras feedback kan HR dessutom identifiera flaskhalsar eller oklarheter i processen. Tänk på att chefens upplevelse av lönerevisionen i förlängningen påverkar medarbetarnas upplevelse; om cheferna agerar professionellt och rättvist kommer medarbetarna att ha större förtroende för utfallet.

Checklista för HR:

• Utbilda cheferna: säkerställ att alla lönesättande chefer förstår företagets lönepolicy, lönekriterier och eventuella kollektivavtal som berör deras medarbetare. Erbjud gärna en kort genomgång eller utbildning inför varje lönerevision för att fräscha upp kunskaperna.

• Förtydliga processen: ge cheferna en skriftlig guide eller checklista över lönerevisionsprocessens steg, inklusive deras egen roll och deadlines. Klargör hur förslagsgivning, granskning och beslut går till så att ingen chef känner sig osäker på proceduren.

• Förse chefer med data: innan de gör sina löneförslag, ge dem relevant underlag, t.ex. varje medarbetares nuvarande lön och placering i eventuell lönestruktur eller löneintervall, marknadslöner för liknande roller, resultat från medarbetarens senaste prestation- eller utvecklingssamtal, samt storleken på budget eller pott de har att röra sig med.

• Stötta under lönesättningen: erbjud HR-stöd under själva förslagsfasen. Ha en öppen kanal där chefer kan ställa frågor eller diskutera osäkerheter (t.ex. hur hantera en toppresterare vs. en som nått målen mindre väl). I vissa fall kan kalibreringsmöten arrangeras där HR och chefer tillsammans går igenom förslagen för att säkerställa rättvisa bedömningar och att riktlinjerna följts.

• Förbered chefsledet för kommunikation: se till att cheferna känner sig trygga inför lönesamtalen. HR kan tillhandahålla talmanus, vanliga frågor från medarbetare och tips för att hantera reaktioner på besked. En chef som är väl förberedd kommer kunna motivera lönebesluten på ett sätt som medarbetarna accepterar och förstår.

Kollektivavtalsperspektivet: Regler, facklig samverkan och komplexitet

Många svenska arbetsgivare omfattas av ett eller flera kollektivavtal, vilket väsentligt påverkar lönerevisionens utformning. Kollektivavtalet (eller det centrala löneavtalet inom avtalsområdet) anger ofta när och hur lönerna ska revideras för de anställda som täcks av avtalet. I de flesta kollektivavtal har medarbetarna rätt till en årlig lönerevision, och avtalet kan innehålla bestämmelser om t.ex. ett visst löneutrymme (en pott) eller en lägsta garanterad löneökning per individ. Exempel: Inom industrin tillämpas för IF Metalls medlemmar så kallade pottavtal, centrala parter förhandlar fram en total höjning (t.ex. ett visst procentuellt påslag på lönesumman) som utgör potten att fördela lokalt. Samtidigt finns ofta en individgaranti, till exempel i 2024 års avtal garanterades en lägsta ökning på 525 kr för de flesta heltidsanställda. För många tjänstemannaavtal är modellen annorlunda; där kan det vara sifferlösa avtal eller processavtal som inte anger någon procentsats centralt. I stället sker lönerevisionen genom lokal lönebildning och dialog, arbetsgivaren och de fackliga organisationerna på arbetsplatsen förhandlar om hur processen ska gå till och vilket utrymme som finns för löneökningar. Det innebär att för tjänstemän (t.ex. Unionen- eller Akademikeravtal) kan mycket anpassas efter företagets situation, medan för arbetare (t.ex. IF Metall) är potten centralt fastställd och inte förhandlingsbar lokalt (däremot kan fördelningen diskuteras).

För HR innebär kollektivavtalsperspektivet att lönerevisionen måste ske i tätt samarbete med facket. Innan några nya löner kan kommuniceras till medarbetarna behöver de fackliga förhandlingarna genomföras och avslutas i enlighet med medbestämmandelagen (MBL). Detta kan skapa extra steg i processen att ta hänsyn till. I praktiken börjar processen med att centrala parter (fackförbund och arbetsgivarorganisation) enas om ett avtal, ofta löper de flesta avtal på årscykler som gör att nya löner gäller från ett visst datum (till exempel 1 april). Därefter tar lokala förhandlingar vid mellan företaget och fackklubben/förtroendevalda på arbetsplatsen, där man kommer överens om hur det centrala avtalet ska implementeras hos er. Resultatet kan vara antingen att alla inom avtalet får samma generella ökning eller att potten fördelas mer individuellt baserat på prestation (beroende på avtalets konstruktion). Olika kollektivavtal har olika lösningar, så HR måste alltid kontrollera exakt vad som gäller i det aktuella avtalet. Till ytterligare komplexitet hör att ett företag kan omfattas av flera avtal, exempelvis ett kollektivavtal för tjänstemän och ett annat för kollektivanställda (blue collar). Dessa kan ha olika revisionstidpunkter och regler, vilket ställer krav på HR att hålla isär processerna. En annan utmaning är att om lokala löneförhandlingar drar ut på tiden, måste nya löner ofta betalas ut retroaktivt från det datum som anges i avtalet (vanligen det datum avtalet anger att lönerna “ska gälla från”). HR behöver därför ha rutiner för att hantera retroaktiv lön och kommunicera detta till berörda medarbetare.

Checklista för HR:

• Läs på avtalen: Gå igenom de centrala kollektivavtal (och eventuella lokala avtal) som företaget omfattas av. Notera viktiga punkter: datum för lönerevision, storlek på centralt avtalad lönepott eller procentsats, individgarantier, särskilda skrivningar om löneprocessen (t.ex. krav på lönesamtal eller analys av löneskillnader) och deadlines för lokala förhandlingar.

• Planera facklig samverkan: Ta tidigt kontakt med fackliga representanter på företaget för att planera hur och när lokala förhandlingar ska ske. Skapa en tidsplan tillsammans som tar hänsyn till både centrala avtalstider och företagets interna processplan.

• Beräkna löneutrymmet: Om avtalet stipulerar en pott, räkna ut potten korrekt (t.ex. % på lönesumman eller enligt eventuella specialregler såsom “knäregel” för låga löner). Dubbelkolla att potten stämmer, facken kommer också räkna, och det är viktigt att siffrorna matchar. Planera hur potten ska fördelas i samråd med cheferna, inom ramen för avtalets villkor.

• Säkerställ avtalets minimikrav: Om det finns en individgaranti (lägsta löneökning per person) eller nya lägstalöner efter revisionen, identifiera vilka medarbetare som berörs. Kontrollera att inga anställda hamnar under avtalets lägstanivåer eller missar garantin, justera vid behov.

• Informera och utbilda chefer om avtalens påverkan: Chefer med personal inom kollektivavtal måste känna till de ramar som finns. Förklara exempelvis: “X% av lönebudgeten är redan fördelad generellt enligt avtalet” eller “Alla i denna grupp ska minst ha Y kr, så det begränsar utrymmet för extra påslag”. Detta hjälper cheferna att sätta realistiska förväntningar både för sig själva och sina medarbetare.

• Efterlev avtalet i varje steg: När lokala förhandlingar är klara, dokumentera överenskommelsen med facket skriftligt. Kommunicera sedan de nya lönerna till medarbetarna först efter fackets godkännande (enligt MBL). Planera för att hantera retroaktiv lön om förhandlingarna blir klara efter att de nya lönerna egentligen skulle börjat gälla, räkna ut differensen och inkludera det på kommande löneutbetalning. Se också till att justera andra ersättningar bakåt i tiden om de påverkas (t.ex. övertidsersättning, semesterlön).

Sammanfattning: helhetssyn för en framgångsrik lönerevision

För HR handlar en framgångsrik lönerevision om att hålla många bollar i luften samtidigt. Genom att applicera helhetssyn och betrakta processen ur verksamhetens, medarbetarnas, chefernas och kollektivavtalens perspektiv kan HR skapa en balansgång där alla intressenter blir tillgodosedda. Kom ihåg att utan kollektivavtal står företaget friare att utforma sin lönerevision, men det innebär också ansvar att själv sätta tydliga riktlinjer och kommunicera dem. Finns kollektivavtal ger de oftast de anställda rätt till årlig lönerevision, men ställer också krav på att följa avtalens ramar och samverka med facken. Genom noggranna förberedelser, tydlig kommunikation och fokus på rättvisa och strategi, kan HR navigera lönerevisionens komplexitet. Resultatet blir en lönerevisionsprocess som inte bara håller sig inom budget och regelverk utan också stärker medarbetarnas förtroende, driver på företagets resultat och säkerställer att lönerna upplevs som rättvisa och motiverande, precis det som är syftet med en väl genomförd lönerevision.