HR-året 2026: Viktiga lagändringar inom lönetransparens, AI och arbetsmiljö

Under 2026 träder flera viktiga förändringar i kraft som påverkar HR och arbetsrätten i Sverige. För dig som HR-chef på ett litet eller medelstort företag gäller det att vara förberedd. EU:s nya lönetransparensdirektiv ska implementeras senast juni 2026, EU:s AI-förordning börjar tillämpas stegvis (med stor påverkan på HR-system under 2026), och en ny nationell arbetsmiljöstrategi för 2026–2030 sätter fokus på hållbara, hälsosamma och innovativa arbetsplatser. Även ökade krav på rapportering av till exempel könslönegap väntar för större arbetsgivare. Nedan förklarar vi kort vad varje förändring innebär, vilka konsekvenser de kan få i vardagen och hur du kan börja förbereda HR-arbetet redan nu, på ett konkret och lättförståeligt sätt.

EU:s lönetransparensdirektiv: mer öppenhet kring löner

EU:s lönetransparensdirektiv syftar till att stärka principen om lika lön för lika arbete och minska osakliga löneskillnader mellan könen genom ökad insyn i löner. Direktivet måste vara infört i svensk lag senast 7 juni 2026 (planerat till 1 juni 2026). Det kommer att påverka allt från hur löner sätts och dokumenteras till hur rekryteringsprocesser går till. Kort sagt ställs nya krav på transparens som HR behöver ha koll på.

Vad innebär de nya reglerna? I praktiken introduceras flera konkreta skyldigheter för arbetsgivare:

• Löner i rekrytering: Du måste ge arbetssökande information om ingångslön eller löneintervall som gäller för tjänsten, t.ex. i annonsen eller innan anställningsintervjun. Samtidigt blir det förbjudet att fråga kandidaten om hans eller hennes nuvarande eller tidigare lön. Detta innebär att rekryteringsprocessen behöver uppdateras. Utbilda era rekryterare att fokusera på kompetens och löneanspråk istället för att fråga om lönehistorik.

• Objektiva lönekriterier: Era lönekriterier ska vara objektiva och könsneutrala. Alla medarbetare ska också ha tillgång till information om hur löner sätts och vilka kriterier som används. Det innebär att ni kan behöva se över lönepolicy och tydligare dokumentera hur lön bestäms i organisationen. Transparens i löneprocessen blir central för att undvika misstankar om diskriminering.

• Insyn för medarbetare: Anställda får rätt att begära information om sina egna lönenivåer och genomsnittliga löner för likvärdiga tjänster, uppdelat efter kön. Arbetsgivaren måste dessutom årligen informera medarbetarna om deras rätt att få sådan information. HR behöver alltså ha rutiner för att hantera dessa förfrågningar, vem tar emot begäran, vilka data ska tas fram och inom vilken tid (enligt direktivet senast inom två månader). Tänk också på att öppen dialog om löneläget kan öka förtroendet inom organisationen.

• Lönekartläggning och rapportering: Årliga lönekartläggningar blir ännu viktigare. Redan idag ska svenska arbetsgivare göra lönekartläggning, men kraven utökas, till exempel ska lönekartläggningen analysera löneutvecklingen för anställda som varit föräldralediga. För större arbetsgivare (minst 100 anställda) tillkommer dessutom krav på offentlig lönerapportering. Ni måste regelbundet rapportera löneskillnader mellan män och kvinnor till Diskrimineringsombudsmannen (DO), varefter uppgifterna kommer att offentliggöras. Om rapporten visar löneskillnader över 5% mellan kvinnor och män för lika arbete måste skillnaderna kunna motiveras sakligt eller åtgärdas. Detta lägger press på företag att snabbt rätta till omotiverade gap; annars riskerar man sanktioner. Arbetsgivare som inte följer informationsskyldigheten eller transparenskraven kan bli skyldiga att betala skadestånd eller andra avgifter.

Hur kan HR förbereda sig redan nu? Här är en checklista med viktiga åtgärder för att ligga steget före inför 2026:

1. Kartlägg nuvarande lönestruktur: Analysera era nuvarande löner och identifiera omotiverade löneskillnader mellan kön. Genomför lönekartläggningar oftare om möjligt och se var det finns risk för osakliga skillnader.

2. Utveckla transparenta lönekriterier: Skapa tydliga, objektiva och könsneutrala kriterier för lönesättning. Dokumentera dessa i en uppdaterad lönepolicy som är tillgänglig för både chefer och medarbetare.

3. Uppdatera rekryteringsprocessen: Anpassa rutiner så att ni kommunicerar löneintervall i jobbannonser och intervjuer. Ta bort eventuella frågor om kandidaters tidigare lön i ansökningsformulär och intervjuguider. Fokusera istället på kandidatens förväntningar och marknadslöner för rollen.

4. Utbilda chefer och HR-personal: Säkerställ att alla som hanterar lönesättning och rekrytering förstår de nya kraven. Håll workshops eller informationsmöten om lönetransparens så att linjechefer vet hur de ska prata om lön på ett öppet och icke-diskriminerande sätt.

5. Förbättra dokumentation och rutiner för insyn: Se över hur ni dokumenterar lönebeslut. Ta fram en rutin för att hantera anställdas begäran om löneinformation, vem ansvarar för att svara, hur snabbt och med vilka data? Genom att ha processer på plats kan ni möta medarbetares frågor inom de tidsramar som lagen kräver.

6. Förbered lönerapportering (för större företag): Om ni har nära 100 anställda eller fler, börja utveckla system för att ta fram den statistik som kommer krävas. Detta inkluderar könsuppdelad lönestatistik, andelen som får olika typer av tillägg, och medianlöner. Att tidigt samordna med ekonomi/lönesystem för att automatisera rapportuttag kan underlätta regelefterlevnaden när kraven träder i kraft.

Att redan nu arbeta proaktivt med dessa åtgärder gör att ni inte bara uppfyller lagen, utan också stärker ert arbetsgivarvarumärke. Transparens och rättvisa löner kan öka trivseln och hjälpa er att behålla och attrahera talanger. Målet är att skapa en kultur där löner diskuteras öppet och baseras på sakliga kriterier, något som i längden gynnar både medarbetare och företagets framgång.

AI-förordningen: nya regler för AI i HR-system och urval

EU:s förordning om artificiell intelligens (AI Act) är en omfattande ny lagstiftning som börjar gälla stegvis och ställer nya krav på alla som utvecklar, tillhandahåller eller använder AI-system inom EU. Förordningen är riskbaserad: AI-system delas in i risknivåer (oacceptabel risk, hög risk, begränsad eller minimal risk) beroende på potentiell påverkan på människors rättigheter. HR-avdelningar berörs särskilt eftersom AI-användning inom HR (t.ex. i rekrytering) klassas som ett högriskområde.

Vad innebär reglerna för HR? AI-system som används vid rekrytering, befordran eller prestationsbedömningar anses vara högrisk-AI enligt AI-förordningen. Det innebär att om ni använder sådana system, exempelvis ett AI-baserat verktyg som automatiskt gallrar CV eller ett system som analyserar medarbetares prestation, så omfattas ni av strikta krav på transparens, säkerhet och ansvarstagande. Även om ni köper in tekniken från en extern leverantör, är det ni som arbetsgivare som ansvarar för att användningen sker i enlighet med regelverket.

Några viktiga konsekvenser i praktiken:

• Riskbedömning och transparens: Ni måste förstå och dokumentera vilka AI-funktioner som finns i era HR-verktyg och vilken risknivå de hamnar i. Om AI används för att fatta beslut som påverkar individer, till exempel automatiserat urval av kandidater, måste kandidater och anställda informeras om det. Det ska även finnas en mänsklig kontroll i processen för att undvika fel, bias eller diskriminering. HR behöver alltså bygga in checkpoints där en människa kan granska och överpröva AI:ns bedömning.

• Krav på leverantörer och användare: Om ni är leverantör av ett AI-baserat HR-system (t.ex. ett företag som utvecklar rekryterings-AI) ställs mycket omfattande krav: bland annat att införa riskhanteringssystem, teknisk dokumentation, hög cybersäkerhet, kvalitetssystem samt att registrera systemet i en EU-databas. De flesta HR-avdelningar är dock användare (tillhandahållare) av AI-system de köpt in. Som användare måste ni bland annat säkerställa att er personal har tillräcklig AI-kunskap, följa leverantörens instruktioner, ha funktioner för mänsklig övervakning och incidenthantering, informera facket och medarbetare om AI-användningen, samt vid behov göra en konsekvensbedömning enligt GDPR när ni inför AI. Detta kan kräva att ni tar fram nya interna rutiner och policyer.

• Tidsplan: AI-förordningen antogs 2024 och vissa delar gäller redan nu. Exempelvis gäller från 2 februari 2025 att arbetsgivare som använder AI-system måste säkerställa att personalen har nödvändig AI-kunnighet, alltså införa utbildningar och rutiner för att höja kompetensen kring AI internt. Även förbjudna AI-tillämpningar (sådant som anses oacceptabel risk, t.ex. AI som manipulerar människor, social poängsättning eller känsloigenkänning på arbetsplatsen) är redan förbjudna sedan februari 2025. De mest relevanta reglerna för HR, nämligen kraven på högrisk-AI som rekryteringssystem, börjar dock tillämpas i augusti 2026. Det kan låta långt borta, men att anpassa system och processer tar tid. Har ni inte börjat se över detta ännu är det klokt att starta nu. Många jämför med hur GDPR en gång krävde stora förberedelser, även här behöver interna processer anpassas, och det börjar bli bråttom att bli compliant.

Hur kan HR börja förbereda sig? HR-avdelningen har en nyckelroll i att både säkerställa regelefterlevnad och ta vara på möjligheterna med AI. Några konkreta steg att ta redan idag:

• Inventera era HR-system: Gör en kartläggning av vilka digitala HR-verktyg ni använder (t.ex. rekryteringssystem, HRM-system, analysverktyg) och identifiera om de innehåller AI-funktioner. Fråga även era leverantörer om deras system använder AI och om de förbereder sig för AI-förordningens krav. Denna inventering ger er en bild av var riskerna finns.

• Utvärdera risker och efterlevnad: För varje AI-driven funktion, bedöm vilken risknivå den hamnar på enligt AI-förordningen och vilka compliance-krav som gäller. Titta på hur systemet påverkar kandidater och anställda, finns risk för bias, bristande transparens eller integritetsproblem? Dokumentera hur besluten fattas i AI-systemet och vilka åtgärder ni har för att hantera risker. Om ett verktyg klassas som högrisk, planera för de specifika åtgärder som krävs (t.ex. extra dokumentation, human-in-the-loop, information till de berörda).

• Ta fram en AI-policy: Precis som ni kanske har en GDPR-policy bör ni skapa en AI-policy som beskriver hur AI får användas inom HR hos er. Definiera vem som ansvarar för AI-systemen, hur ni följer upp beslut som fattas av AI, och principer för etik och transparens. En tydlig policy hjälper alla medarbetare att förstå ramarna och ökar förtroendet för att AI hanteras ansvarsfullt.

• Utbilda organisationen: Satsa på att höja AI-kompetensen internt. Ge HR-personal och chefer utbildning i de AI-system ni använder, hur de fungerar, deras begränsningar och risker. Överväg också att utbilda bredare kring AI-juridik och etik, så att hela organisationen förstår vikten av ansvarsfull AI-användning. Om personalen är trygg med AI och vet hur de ska agera, minskar risken för misstag och oro kopplat till tekniken.

Att följa AI-förordningen handlar inte bara om att undvika böter, utan är också en chans att bygga förtroende. Genom att vara öppna med hur ni använder AI, och visa att ni gör det på ett rättvist och genomtänkt sätt, kan ni stärka ert rykte som arbetsgivare. Tekniken kan ge effektivare processer och nya insikter, men utan förtroende kommer varken kandidater eller anställda att acceptera AI-beslut. HR:s uppgift blir därför att balansera innovation med ansvar, något som i slutändan kan bli en konkurrensfördel för organisationen.

Ny arbetsmiljöstrategi 2026–2030: fokus på hållbarhet, hälsa och innovation

Regeringen tar fram en ny arbetsmiljöstrategi för perioden 2026–2030, med målet att möta de utmaningar som ett föränderligt arbetsliv för med sig. Strategin, som bygger vidare på den tidigare (2021–2025), pekar ut fyra övergripande fokusområden för arbetsmiljöarbetet framöver:

• Ett hållbart arbetsliv: Möjliggöra ett längre arbetsliv där människor kan och orkar jobba ända till pension, bl.a. genom livslångt lärande och att bättre ta tillvara äldres kompetens.

• Ett hälsosamt (friskt) arbetsliv: Minska arbetsrelaterade ohälsotal, stress och sjukfrånvaro, samt förebygga såväl fysiska som psykiska arbetsmiljörisker. Här betonas att den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA) behöver förbättras och att den psykiska ohälsan i arbetslivet måste ned.

• Ett tryggt (säkert) arbetsliv: Säkra arbetsplatser fria från olyckor, trakasserier och brott. Det handlar dels om traditionell säkerhet (olycksfall ska minska), dels om att bekämpa arbetslivskriminalitet, diskriminering och osund konkurrens på arbetsmarknaden.

• Ett innovativt arbetsliv: Hantera effekterna av teknikutveckling, digitalisering, AI samt klimatförändringar på arbetslivet. Arbetsmiljön ska utvecklas i takt med nya sätt att arbeta, inklusive distansarbete och gig-ekonomi, så att innovation sker utan att arbetsmiljön blir lidande.

Strategin är i skrivande stund ett förslag (framtaget i SOU 2025:73) och väntar på att beslutas av regeringen. Det är ingen lag i sig, men den signalerar var lagstiftning, föreskrifter och tillsyn kan komma att skärpas framöver. För HR innebär det att vissa frågor kan hamna mer i fokus de närmaste åren.

Vad kan detta betyda i praktiken? Vi kan förvänta oss ökad uppmärksamhet på exempelvis psykosocial arbetsmiljö. Utredningen påpekar att många arbetsgivare kämpar med att följa de nuvarande OSA-föreskrifterna och föreslår mer stöd, men även idén att införa sanktionsavgifter för dem som inte tar sitt ansvar för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det betyder att stress, hög arbetsbelastning och kränkande särbehandling kommer tas på lika stort allvar som fysiska risker. Redan idag ser vi höga tal för stressrelaterad ohälsa, särskilt bland kvinnor, och stora kostnader för sjukfrånvaro kopplat till detta. HR behöver därför ha proaktiva strategier för att förebygga utbrändhet och främja välmående på arbetsplatsen.

Ett annat konkret inslag är fokus på dialog och delaktighet vid införande av ny teknik. Strategin betonar att arbetsgivare och arbetstagare ska föra dialog när ny teknik (som AI eller algoritmiska beslutsstöd) införs, så att risker hanteras tillsammans. Till exempel lyfts ”algoritmisk arbetsledning” (när algoritmer styr arbete, t.ex. schemaläggning eller övervakning) som något som måste ingå i det systematiska arbetsmiljöarbetet framöver. Även den kognitiva arbetsmiljön uppmärksammas, digitala verktyg som inte är användarvänliga kan skapa stress, och arbetsgivare bör se till att arbetsmiljön tillåter återhämtning från kognitiv belastning. För HR betyder detta att frågor kring digital arbetsmiljö och teknikstress behöver komma in på agendan tillsammans med det klassiska arbetsmiljöarbetet.

Hur kan HR-avdelningar börja anpassa sig? Även utan nya lagkrav på plats finns det mycket HR kan göra för att ligga i linje med strategins intentioner:

• Stärk det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM): Se över era riskbedömningar och åtgärdsplaner med strategins fokusområden i åtanke. Täcker er arbetsmiljöpolicy in psykisk ohälsa, digital stress och nya tekniker? Om inte, uppdatera den. Börja inkludera frågor om kognitiv arbetsmiljö (t.ex. IT-verktygs användarvänlighet, balans mellan digitala möten och pauser) i era arbetsmiljöronder och enkäter.

• Främja ett hållbart arbetsliv: Fundera på hur ni kan underlätta för medarbetare i olika skeden av arbetslivet. Behöver äldre anställda extra stöd för att orka längre, t.ex. genom flexibel arbetstid eller anpassade arbetsuppgifter? Kan ni erbjuda kompetensutveckling så att alla, oavsett ålder, hänger med i utvecklingen? Genom att ta vara på äldres kunskap och skapa möjlighet till ett längre arbetsliv bidrar ni både till individens välmående och verksamhetens kompetensförsörjning.

• Prioritera den psykosociala hälsan: Sätt fokus på stressprevention och trivsel. Kanske införa regelbundna avstämningar om arbetsbelastning, eller erbjuda stresshanteringskurser och tillgång till företagshälsovård för tidiga insatser. Utbilda chefer i att upptäcka tecken på utbrändhet och hantera konflikter innan de eskalerar. En trygg och stödjande arbetsmiljö ökar engagemanget och minskar sjukskrivningarna, en vinst för alla.

• Uppdatera rutiner för trygghet och inkludering: Gå igenom era policys kring trakasserier, diskriminering och visselblåsning. Är de uppdaterade och kända av alla? En ”trygg arbetsplats” innebär nolltolerans mot kränkningar och att alla vet hur de kan rapportera problem utan rädsla. Se även över eventuella risker för arbetslivskriminalitet i er bransch, t.ex. säkerställ att ni följer arbetsrättsliga regler vid inhyrning av personal och att era leverantörer gör detsamma. Att redan nu ha koll på dessa bitar positionerar er väl om myndigheterna ökar tillsynen.

• Involvera medarbetarna i förändringar: Praktisera dialog och delaktighet i arbetsmiljöarbetet i enlighet med strategin. Om ni planerar att införa en ny teknik eller förändra arbetssätt, involvera skyddsombud och personal tidigt. Genom workshops eller pilotsamarbete kan ni identifiera risker och lösningar tillsammans. Detta ökar också medarbetarnas känsla av kontroll och acceptans när förändringen väl sker.

Sammanfattningsvis handlar den nya arbetsmiljöstrategin om att skapa arbetsplatser där människor kan, vill och orkar arbeta ett helt arbetsliv, i en trygg och ständigt föränderlig omgivning. För HR gäller det att ta en helhetssyn på arbetsmiljön: från fysisk säkerhet till psykiskt välmående, från dagens utmaningar till morgondagens teknik. Mycket av detta är god HR-praxis redan idag, men strategin ger extra skjuts åt frågorna och indikerar var framtida regleringar kan skärpas. Genom att ligga steget före visar ni att ert företag tar arbetsmiljön på allvar, vilket i sin tur stärker er attraktivitet som arbetsgivare.

Sammanfattning: gör er redo för 2026

År 2026 för med sig stora förändringar inom HR-området, från ökad lönetransparens och ansvar vid AI-användning, till ett bredare fokus på arbetsmiljöns alla aspekter. Som HR-chef på ett mindre eller medelstort företag kan det kännas utmanande att hålla reda på allt nytt, men det viktigaste är att börja i god tid och ta steg för steg. Kartlägg var ni står idag gentemot de nya kraven, involvera ledningen och medarbetarna i arbetet, och sök den information eller kompetens som behövs.

Kom ihåg att dessa förändringar inte bara är regelbörda, utan också möjligheter. Lönetransparens kan öka känslan av rättvisa och attrahera fler sökande. Ansvarsfull AI-användning kan ge effektivare processer och stärkt förtroende hos personalen. En förbättrad arbetsmiljö leder till friskare, mer engagerade medarbetare. Genom att anpassa er strategi och kultur i linje med de nya reglerna kan HR-avdelningen visa sitt värde som en strategisk partner i verksamheten.

Att ligga steget före lagändringarna underlättar inte bara compliance, det bidrar även till en sund, attraktiv och framtidssäker arbetsplats.