Kom igång med arbetsmiljöarbetet

Ett enkelt sätt att komma igång med ett systematiskt arbetsmiljöarbete

Systematiskt arbetsmiljöarbete eller SAM som det ofta kallas känns ofta krångligt att komma igång med. Efter lite googlande hamnar de flesta på prevent.se som är helt rätt ställe för att hitta information, checklistor och tips för att komma igång.

Prevent ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK vilket innebär att allt material tas fram av fackförbund och arbetsgivare tillsammans. 

I stort sett all information i detta inlägg kommer från Prevents hemsida dit vi även länkar till mallar och mer information. 

Några riktlinjer

• Alla företag med anställd personal ska ha en arbetsmiljöpolicy och gå igenom arbetsmiljöarbetet varje år. 
  
• Om du har fler än 5 anställda ska ni utse ett skyddsombud i verksamheten.
  
• Om du har fler än 10 anställda har du skyldighet att dokumentera ditt arbetsmiljöarbete.
  
• Har du fler än 50 anställda krävs även att du har en skyddskommité, visselblåsarfunktion och andra krav på den fysiska arbetsplatsen.

Att arbeta med arbetsmiljö känns som att bestiga Mount Everest utan syrgas? 

Vi vet inte hur det är att bestiga höga berg utan syrgas, men för att komma igång med ett systematiskt arbetsmiljöarbete krävs en del planering och att skapa en struktur för hur arbetet ska dokumenteras. När detta är på plats går det relativt snabbt att genomföra riskbedömningar och årlig uppföljning. 

Antalet timmar ni kommer arbeta med SAM påverkas såklart om det sker olyckor, tillbud, åtgärdspunkter i skyddsronden eller enkäter.

Planering och struktur

Innan arbetet börjar

• Skapa en arbetsmiljöpolicy (Prevents mall).
• Delegera ansvar om nödvändigt. 
• Skapa rutiner och instruktioner där ni anser att det är nödvändigt.
  

Årsplanering 

Skyddsrond i april
Genomför skyddsrond med hjälp av prevents checklistor. Hitta den som passar din verksamhet. 

Årlig uppföljning i november
Använd Prevents checklista för årlig uppföljning.
Gå igenom åtgärdslista från skyddsrond.
Gå igenom svar från enkäter och om det kommit upp information från medarbetarsamtalen kring den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Medarbetarundersökning i september.
Ta med frågor om den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Medarbetarsamtal i oktober som dokumenteras. 
Ställ frågor om den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Vi definierar de olika delarna i arbetsmiljöarbetet nedan.

Systematiskt Arbetsmiljöarbete (SAM)

SAM definieras i AFS 2001:1 som "arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås". 

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön och för att arbetsmiljöarbetet bedrivs systematiskt.

Man kan säga att SAM är ett arbetssätt som främjar kontinuerlig förbättring av arbetsmiljön i er verksamhet och som ska kommuniceras och delas med medarbetarna. 

Arbetsmiljöpolicy

Alla företag oavsett storlek och verksamhetsområde ska ha en arbetsmiljöpolicy. Kravet finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. En arbetsmiljöpolicy beskriver företagets visioner, riktlinjer och mål för arbetsmiljöarbetet. Syftet är att skapa förutsättningar för en god arbetsmiljö som är fri från olycksfall och ohälsa.

Om ni inte har en arbetsmiljöpolicy idag finns denna mall från Prevent samt denna mall som vi tagit fram för både arbetsmiljö och jämställdhet. Ladda ned och anpassa efter er verksamhet för att komma igång. 

Riskbedömning

Arbetsgivaren har ansvar för att regelbundet undersöka arbetsplatsen och göra en riskbedömning (riskanalys). Riskbedömningen ska alltid vara skriftlig. Den bör leda till förslag på åtgärder för att få bort eller minska riskerna. Kan de inte åtgärdas på en gång ska de skrivas upp i en handlingsplan. De åtgärder som har genomförts ska kontrolleras så att de blev bra.

Riskbedömning av fysisk arbetsmiljö (Skyddsrond)

Den fysiska arbetsmiljön undersöks genom skyddsronder. Ta gärna hjälp av Prevents checklistor med färdigformulerade frågor som du hittar här.

Riskbedömning av organisatorisk och social arbetsmiljö (Samtal eller enkät)‍

Den organisatoriska och sociala miljön kan undersökas vid medarbetarsamtal eller på arbetsplatsträffar. Man kan också göra en enkätundersökning för alla anställda.‍

Uppgiftsfördelning

I ett företag med några få anställda kan chefen själv genomföra arbetsmiljöuppgifterna. I ett större företag behöver ofta flera personer hjälpas åt. Men även om en anställd får en arbetsmiljöuppgift fördelad till sig, är det fortfarande arbetsgivaren som har arbetsmiljöansvaret. Det ansvaret kan inte fördelas till någon annan. 

Exempel på uppgifter i arbetsmiljöarbetet är att undersöka och riskbedöma arbetsmiljön (skyddsronder), ta reda på hur medarbetarna trivs eller att introducera nyanställda.

I de fall som ni vill delegera ansvar till skyddsombud eller andra anställda kan ni använda Prevents mall för uppgiftsfördelning. 

Rutiner och instruktioner

I föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete från Arbetsmiljöverket finns krav på att det ska finnas rutiner och instruktioner och att de i vissa fall ska vara skriftliga. Genom att skriva ner dem är det mer sannolikt att de utförs på samma sätt varje gång. 

Rutiner beskriver tillvägagångssätt. De ska beskriva vad som ska göras, i vilken ordning och av vilka. Genom att ha tydliga rutiner minskar man risken att missa något och kan också undvika olyckor.

En instruktion är i allmänhet mer detaljerad än en rutin, och beskriver hur något ska utföras. Instruktioner förtydligar ofta hur vissa uppgifter ska gå till, men de kan även handla om specifika frågor, exempelvis brandskydd eller första hjälpen.

Utredning av olyckor

Om det inträffar en olycka på jobbet ska den utredas. Det är viktigt inte minst för att se till att samma sak inte händer igen. Men alla allvarliga händelser leder inte till olyckor. Oftast sker en riskobservation eller ett tillbud som ska rapporteras in.

Riskobservation?

En riskobservation innebär att man observerat en risk i arbetsmiljön. Det är något som skulle kunna orsaka tillbud eller olyckor om man inte gör något åt det. Det kan till exempel vara att en nödutgång är blockerad eller att ett skydd saknas på en maskin.

Tillbud?

Ett tillbud är en oönskad händelse som kunde ha lett till en olycka, men som inte gjorde det. Kanske var det slumpen som gjorde att det bara blev en nästan-olycka där ingen skadades. Det kan till exempel ha varit något tungt som föll ner från en hylla, men ingen fick det på sig.

Hur ska detta dokumenteras? 

När en riskobservation eller ett tillbud skett ska skyddsombud eller annan person skriva en tillbuds- och riskobservationsrapport.

Du som arbetsgivare är skyldig att utreda orsaken till en olycka, riskobservation eller ett tillbud. Du hittar mer information och mallar här.‍

Allvarliga tillbud och allvarliga olyckor ska anmälas till Arbetsmiljöverket. Det enklaste är att göra anmälan med hjälp av de formulär som finns på www.anmalarbetsskada.s

Årlig uppföljning‍

Alla arbetsgivare ska gå igenom arbetsmiljöarbetet varje år för att se efter om det fungerar och hur det kan förbättras. Det är alltså inte arbetsmiljön som ska granskas utan hur man jobbar med arbetsmiljön. Prevent har en checklista för dokumentation. ‍

Evitys mallar och planering

Om du skulle vilja ta del av våra mallar och planering för arbetsmiljöarbetet kostnadsfritt kan du kontakta vår VD Tommy Eriksson på tommy@evity.hr eller 070-696 70 22.